La gestión empresarial es un factor determinante de la rentabilidad. Una empresa tiene éxito no solo por la calidad de los productos o servicios que vende, sino por la economía en la producción y administración. La optimización de los recursos disponibles contribuye a que la inversión rinda al máximo. Por lo tanto, es un área que requiere de atención y de inversión. La tecnología se ha ocupado de proveer soluciones para la gestión que la simplifican, reducen errores, tiempo, esfuerzos y costes.  Disponer de un sistema de gestión ERP aumenta la efectividad, asegura el control y permite detectar oportunidades de negocio. Si todavía no has instalado un ERP o si el que utilizas requiere actualizaciones, te invitamos a consultar nuestra página web. Encontrarás el software más adecuado para tu empresa.

¿Qué es un ERP?

Un ERP es un software que integra en un solo sistema todos los procesos que una empresa realiza.  Una definición sencilla y clara que habla de la función primordial del ERP: la centralización de las operaciones al servicio de la economía y la productividad. ERP es una sigla que se refiere a Enterprise Resource Planning. La expresión en inglés designa el concepto de sistema de planificación de recursos.  Y eso es, precisamente, un ERP: un programa integrado por funcionalidades que permiten la planificación de los recursos para que rindan al máximo con el menor coste. 

¿Cómo funciona un ERP eficiente?

Un ERP funciona en base a operaciones de registro, almacenamiento e integración de datos generados por la empresa. Se integra con aplicaciones o módulos, cada uno de los cuales atiende a un área diferente. La centralización de los datos permite su empleo en múltiples operaciones que los requieran. La información así centralizada perfecciona la coordinación, las automatizaciones y la toma de decisiones.  Los procesos se potencian y  la productividad crece.

¿Cuáles son las funcionalidades básicas de un sistema de gestión ERP?

No todos los ERP tienen exactamente las mismas funcionalidades. Hay algunos básicos y otros más completos y complejos.  La elección dependerá de las características de la empresa que lo instalará, de sus  necesidades y recursos. En general, existen algunas funcionalidades básicas, que, en la mayoría de los ERP se integran en módulos. ¿Cuáles son?

Finanzas

Es un área de la empresa que debe estar integrada en el ERP. Con esta funcionalidad se gestiona fácil y directamente toda la actividad y el rendimiento económico de la empresa. La contabilidad, cobro y pagos de facturas, balances, impuestos, todo está centralizado en un buen sistema de gestión ERP. También hace posible controlar en cualquier momento el flujo de caja.

Compras – Ventas

Es un área clave de cualquier empresa. Esta funcionalidad permite planificar la actividad comercial. Generalmente atiende a los movimientos a nivel global, pero también maneja la información por períodos de tiempo, por vendedor, por sucursal.  Gestión de proveedores, circuito de ventas, tarifas, informes de compras y ventas, todas son operaciones que se centralizan en el sistema ERP. Además, facilita el control y el conocimiento del estado de situación en tiempo real.

Inventario, logística y gestión de almacenes

La organización y el control de los almacenes es muy importante para reducir la fuga de recursos y pérdidas de productos.  Un ERP mantiene el inventario al día y permite conocer en todo momento qué hay y qué falta. Se evitan problemas con los clientes, se pueden anticipar las compras y la producción, y se mejora la productividad.

Administración de proyectos

La gestión de proyectos es un tema que ocupa mucho tiempo en las empresas.  Un sistema de gestión ERP controla el avance de cada proyecto, los costes en cada etapa, la situación de cada empleado involucrado. Un proyecto mal gestionado puede arruinar las relaciones con los clientes y provocar grandes pérdidas.

Gestión de personal

Las nóminas y los cálculos de compensaciones y beneficios son un tema que merece atención. Si los empleados se sienten bien tratados, se evitarán conflictos. Los errores en esta área seguramente ocasionarán problemas.  Un ERP que dispone de un módulo de gestión de Recursos Humanos permitirá atender este sector tan sensible de la empresa de acuerdo con la normativa legal vigente.

Integración del ERP y el CRM

Un ERP cumple funciones diferentes al CRM. Sin embargo, son complementarios y la integración entre ambos resulta muy útil.  Si la empresa dispone de un CRM podrá integrar su ERP y tendrá una solución muy poderosa y eficiente.

¿Qué otras condiciones caracterizan a un buen sistema de gestión ERP?

Además de los módulos que determinan las aplicaciones, hay otros factores que determinan la utilidad y practicidad del uso del ERP: ¿Cuáles?

Escalabilidad

Un ERP escalable acompañará el crecimiento de la empresa.  En un comienzo, se comenzará instalando y trabajando con los módulos que la empresa necesite en ese momento. Pero a medida que cambia, que evoluciona y crece, podrá ir adaptando el ERP a esos cambios. A esa adaptación se refiere la escalabilidad.  Por tanto, un software ERP escalable garantiza su vida útil.

Flexibilidad

Cuando se pasa de un sistema de gestión tradicional a uno por medio de un ERP, serán necesarias adaptaciones. Ahora bien, ¿se adapta el ERP al sistema de trabajo de la empresa o cambia la empresa su sistema de trabajo para adaptarse al ERP? Sin dudas, un sistema de gestión ERP flexible se integrará a la organización ya instalada en la empresa. Solo exigirá cambios mínimos. La dinámica de trabajo podrá seguir siendo la misma, aunque se tornará más ágil y eficiente.

Capacidad de integración rápida y confiable

Cuando una empresa instala un programa ERP para la gestión, comienza el tema de la carga de datos. Probablemente esta información esté disponible en otros programas que la empresa utilizaba. Este traslado de información se llama ‘migración’. Un ERP eficiente debe integrarse con otros programas de uso común para permitir esa migración.  Además, esta capacidad de integración hará posible la exportación de datos a formatos PDF, Excel, u otros.

Servicio de soporte técnico

La disponibilidad de un sistema de apoyo siempre es importante. El acompañamiento a los usuarios, especialmente durante los primeros tiempos, asegurará que entre en acción inmediatamente. Por otra parte, el ERP  puede sufrir desperfectos.  Para que la empresa no se paralice, es imprescindible contar con asesoramiento y resolución de problemas técnicos.

En la nube o local: dos modalidades de ERP

Veamos las dos opciones de compra de un sistema de gestión ERP.

ERP local o inhouse

La instalación del sistema de gestión ERP en servidores locales, propios de la empresa, es una opción. Se requieren equipos con buena potencia para almacenar y gestionar los datos. También necesitan mantenimiento técnico periódico.   Por lo tanto, exigen una inversión importante en equipamiento y técnicos  para que funcionen fluidamente y sin obstáculos.

ERP en la nube

Otra opción es adquirir un ERP en la nube. Tiene las mismas funcionalidades de un software local, pero agrega algunas ventajas.  El ERP en la nube utiliza internet. Por lo tanto, es posible acceder al software en cualquier dispositivo conectado a la red. Un pc, una Tablet, un Smartphone, estos dispositivos comunes son aptos para utilizar el ERP. La única condición es que dispongan de conexión a internet. ¿Otra ventaja fundamental?  Permite movilidad. Es decir que no se requiere una oficina para acceder a los datos y para realizar gestiones. En cualquier lugar, a cualquier hora, con un dispositivo digital, se tiene la oficina en la mano. Esta condición es muy importante para empresas que trabajan fuera de oficina, incluso fuera de fronteras.  ¿Cuál es más costoso? Indudablemente, el ERP local requiere de mayor inversión inicial. Además exige actualizaciones periódicas que también se pagan extra. El software online se actualiza automáticamente y solo se paga una tarifa mensual fija, aunque el pago es para siempre. En COMPARASOTWARE te ofrecemos el asesoramiento que te guiará a la mejor decisión.

¿Por qué trabajar con un sistema de gestión ERP?

Las soluciones ERP han abierto las puertas del progreso a las empresas.  Agilizando la producción, mejorando los procesos, controlando el día a día de cada área de la empresa, se optimiza cada tarea y el rendimiento de cada empleado. La automatización de los procesos economiza tiempo de trabajo. Con menos personal se obtienen mejores resultados. Se reducen los costes, se aceleran los negocios y se favorece la satisfacción de los clientes. Un beneficio muy interesante es la generación de informes que permiten el análisis para la mejora. ¿Qué empresas deberían contar con un ERP? El sistema de gestión ERP está pensado para todo tipo de empresas. Autónomos, Pymes, multinacionales, todas se favorecerán con esta solución informática.  No importa la simplicidad o complejidad de los procesos que involucre, cada una personalizará su ERP con los módulos que estime necesarios. Los sistemas ERP trabajan con inteligencia interna que se aplican en cualquier tipo de organización. Las soluciones ERP permiten a las empresas ingresar al mundo empresarial 4.0, en el que todo está conectado. Se gana en competitividad, y, por tanto, en rentabilidad. Si tu empresa está estancada o sientes que no avanza lo que esperas, elige tu sistema de gestión ERP.  Te ofrecemos información actualizada para que realices una opción inteligente.