Software de Auditoría en México

El volumen de datos generados por las empresas ha alcanzado niveles sin precedentes: solo las compañías estadounidenses han producido un volumen de datos tan grande que podría llenar hasta 10 mil bibliotecas del Congreso. 

¿Cómo se espera que un auditor analice esta información de manera efectiva y en poco tiempo? La respuesta a esta pregunta, que antes parecía inimaginable, se encuentra en la tecnología. 

El avance acelerado de las aplicaciones tecnológicas nos ha brindado una solución integral: el software de auditoría. Aquí te ayudamos a comprender un poco más sobre esta herramienta.

¿Qué es el software de auditoría?

El software de auditoría es una herramienta tecnológica diseñada para evaluar y probar los procedimientos contables de una empresa. Su propósito principal es optimizar las auditorías, haciéndolas más exhaustivas, eficientes y rentables en términos de tiempo y esfuerzo. 

Al automatizar gran parte de las tareas repetitivas, el software de auditoría libera al auditor para que pueda enfocar su atención en aspectos críticos como el control interno, asegurando así la salud financiera de la compañía. 

Este tipo de software no solo simplifica la carga de trabajo, sino que también introduce un nivel de precisión y profundidad que sería difícil de alcanzar manualmente.

¿Por qué utilizar un software de auditoría? Principales beneficios

La implementación de un software de auditoría ofrece una serie de beneficios que van más allá de la mera eficiencia. 

Algunos de los más destacados incluyen:

• Creación de planes de acción iniciales: El software ayuda a estructurar el proceso de auditoría desde el inicio, facilitando la elaboración de planes de acción ordenados.

• Mejora en el acceso a archivos: Optimiza la forma en que el equipo de auditoría accede y organiza la documentación relevante.

• Recomendación de acciones correctivas: El sistema identifica problemas y sugiere acciones correctivas específicas, adaptadas a las necesidades de la empresa.

• Generación de informes automáticos: Permite la creación automatizada de informes basados en controles preestablecidos.

• Reducción de riesgos operacionales: Minimiza la posibilidad de errores y riesgos inherentes a los procesos manuales.

• Visión integral de la empresa: Proporciona una perspectiva completa y holística de la situación de la entidad auditada.

• Optimización de la auditoría interna: Mejora la efectividad y eficacia de cada proceso dentro de la auditoría interna.

Características clave de un software de auditoría

Un software de auditoría robusto se distingue por una serie de características que potencian las capacidades del auditor:

Clasificación de documentos electrónicos

El uso de un software de auditorías permite la extracción de datos, seguida de la recopilación y clasificación centralizada de todos los archivos de una empresa. 

De esta forma, se sientan las bases para una auditoría completa, cuidando de no olvidar ningún archivo relevante y mejorando el proceso de acceso a los archivos. Esta capacidad es fundamental para un software de auditoría contable o un software de auditoría de estados financieros.

Informes sobre los principales riesgos

Una de las principales características de los software para hacer auditorías es su capacidad para generar rigurosos informes. Estos se muestran en un panel gestión de riesgos que dará alertas al auditor sobre las áreas que se deben mejorar, de acuerdo a su nivel de urgencia. 

También suelen ofrecer gráficos que muestran las cifras consideradas como normales para determinado aspecto. Esto sin duda apoyará la toma de decisiones administrativas y orientará en las mejores soluciones posibles a realizar.

Hojas Inteligentes

Las hojas inteligentes aseguran que el auditor pueda ver todos los datos necesarios en un único archivo. Esto facilitará la gestión de auditoría al abordar la base de datos de forma global e integral. 

¿Cómo funciona el software de auditoría?

El software de auditoría opera inicialmente como un portal de colaboración, facilitando el rápido intercambio de datos. A medida que el proceso de auditoría avanza, permite la recolección de pruebas, la realización de ensayos analíticos y la toma de muestras de datos. 

Toda esta información se almacena en una estación de trabajo completamente en línea. Esta característica es crucial, ya que permite al auditor trabajar de forma remota, eliminando la necesidad de presencia física durante el procedimiento. 

Esto facilita un análisis de datos eficiente y la realización de tareas automatizadas.

¿Quiénes utilizan estos programas?

Si bien es común asociar el software de auditoría exclusivamente con auditores, su utilidad se extiende a empresas de todos los tamaños. Tanto grandes corporaciones como pequeñas y medianas empresas pueden implementar estos programas de auditoría para mejorar el control interno de sus procesos.

Un software de auditoría financiera es una herramienta indispensable para cualquier entidad que busque optimizar su supervisión contable.

¿Cómo elegir el software de auditoría correcto? 3 factores clave a considerar

Seleccionar el software de auditoría adecuado es una decisión estratégica que puede impactar significativamente la eficiencia y la calidad de las auditorías. Nosotros, como asesores, recomendamos considerar los siguientes aspectos clave:

Tiene buena gestión del tiempo

El principal motivo para adquirir un software de auditoría es optimizar el manejo del tiempo. Entonces, un producto que no está optimizado en sus funciones, es uno del cual debemos tomar distancia. 

Revisa si existen quejas constantes sobre la lentitud o mal diseño de la interfaz. También deberías tener en cuenta la periodicidad de las actualizaciones y el nivel de respuesta del soporte técnico. Todos estos indicadores darán la pauta de un producto que nos traerá más problemas que soluciones. 

Actualización con los requerimientos de las normas nacionales e internacionales

Cualquier sector sujeto a una auditoría debe cumplir con las normas nacionales e internacionales. Muchas empresas, incluso, se someten a certificaciones que comprueben la calidad de sus procesos. 

Por lo que debes asegurarte que el software para hacer auditorías que selecciones tenga en cuenta estos parámetros, los adhiera en su plataforma y los mantenga actualizados. Esto es vital para un software de auditoría financiera.

Buena relación calidad-precio

El software de auditorías suelen ser pagos. Empezamos por este punto por si coqueteas con la idea de adquirir una versión gratuita. No es lo más recomendable, ya que sus funciones suelen ser muy básicas y serán un gran desafío a la hora de presentar una auditoría integral. 

Sin embargo, estos productos suelen tener un precio cercano a los 20 dólares mensuales por usuario. Pero, también existen planes para múltiples usuarios, que rondan los 200 dólares e incluyen funciones extras. 

La inversión en una solución de pago suele justificarse por las funcionalidades avanzadas y el soporte profesional que ofrecen.

Los mejores software de auditoría: ejemplos principales

Para facilitar la elección, destacamos algunos de los mejores software de auditoría disponibles en el mercado:

AuditBrain

AuditBrain es un software para auditorías financieras que ayuda a documentar la gestión del trabajo de acuerdo a las normativas internacionales. Se encuentra alojado en la nube, con los más altos estándares de calidad en materia de seguridad. 

Además, realiza constantes capacitaciones y foros para que usuarios de todo el mundo puedan compartir o conocer las mejores prácticas dentro del programa de auditoría. 

iAuditoría Software

Con iAuditoríaSoftware, podrás llevar a cabo tus proyectos de auditoría de la mejor manera sin importar tu campo de aplicación. Ya que te permite gestionar los niveles de acceso a la documentación de tus proveedores y clientes.

También puedes planificar un proyecto de auditoría y asignar a uno o más empleados, mientras monitorizas su desempeño en tiempo real. Luego de que se culmine este proceso, podrás acceder a informes realizados automáticamente para optimizar la toma de decisiones.

InblueQMS

InblueQMS se especializa en ayudar a las empresas a cumplir con los requerimientos de la normativa ISO9001. A través de este software para hacer auditorías podrás comunicarte con tu equipo para asignar un hallazgo, o solicitar la revisión de un procedimiento. Incluso permite el envío de correos electrónicos automáticos para comunicar los avances en un proceso. 

La mejor parte es que se encuentra disponible en la web, y no requiere de una capacitación para aprender a utilizarla o sacarle provecho. Dado que su interfaz es sumamente sencilla e intuitiva de utilizar. 

Al considerar estos aspectos y explorar las opciones disponibles, estarás un paso más cerca de tomar una decisión informada y seleccionar el software de auditoría que mejor se adapte a sus necesidades, garantizando la eficiencia y la precisión en sus procesos de auditoría.

Si aún tienes dudas o necesitas una guía más personalizada, puedes contactar con nuestros expertos para evaluar opciones adecuadas y encontrar el software que más se ajuste a tus objetivos.