Solo las empresas estadounidenses, han generado un volumen de datos tan grande en los últimos años que se podría llenar 10 mil bibliotecas del Congreso. ¿Cómo se podría esperar que un auditor se dé a la tarea de analizar esta cantidad de información en poco tiempo y de forma efectiva? ¡Inimaginable! Pero, no debemos entrar en pánico. La tecnología avanza lo suficientemente rápido para darnos una solución integral para este problema: hoy te presentamos el software de auditoría.
¿Qué es el software de auditoría?
Un software de auditoría ayudar al auditor a optimizar sus tareas de revisión mediante una herramienta digital con capacidad de procesamiento de un gran volumen de datos. Buscando que estas sean más exhaustivas a un menor costo de tiempo y esfuerzo. Permitiendo que el auditor redirija su atención hacia las tareas de control interno que asegurarán la salud de la compañía.
¿Por qué deberías utilizar un software de auditoría? Principales beneficios
No solo se trata de aligerar y efectivizar la carga de trabajo. El software para hacer auditoría tiene muchos otros beneficios, como:
- Crea planes de acción iniciales que ayudarán a abordar el proceso de auditoría de forma ordenada.
- Mejora el proceso de acceso a archivos.
- Recomienda acciones correctivas que se adapten a los problemas detectados.
- Te permite generar informes automáticos sobre controles previamente establecidos.
- Reduce cualquier tipo de riesgo operacional.
- Brinda una visión completa e integral de la situación de la empresa auditada.
- Optimiza cada proceso de la auditoría interna, con grandes cuotas de efectividad y eficacia.
Características de los software para hacer auditorías
Clasificación de documentos electrónicos
El uso de un software de auditoría permite la extracción de datos, seguida de la recopilación y clasificación centralizada de todos los archivos de una empresa. De esta forma, se sienta las bases para una auditoría completa, cuidando de no olvidar ningún archivo relevante y mejorando el proceso de acceso a los archivos.
Informes sobre los principales riesgos
Una de las principales características de los software para hacer auditorías es su capacidad para generar rigurosos informes. Estos se muestran en un panel gestión de riesgos que dará alertas al auditor sobre las áreas que se deben mejorar, de acuerdo a su nivel de urgencia.
También suelen ofrecer gráficos que muestran las cifras consideradas como normales para determinado aspecto. Esto sin duda apoyará la toma de decisiones administrativas y orientará en las mejores soluciones posibles a realizar.
Hojas Inteligentes
Las hojas inteligentes aseguran que el auditor pueda ver todos los datos necesarios en un único archivo. Esto facilitará la gestión de la auditoría al abordar la base de datos de forma global e integral.
¿Cómo funciona el software de auditoría?
En un principio el software para hacer auditorías se presenta como un portal de colaboración que permite compartir rápidamente los datos. A medida que el proceso de auditoría avanza, este permite reunir pruebas, realizar los ensayos analíticos correspondientes, y tomar muestras de todos los datos.
Todos los datos se reservarán en una estación de trabajo totalmente online. Esto facilita que el auditor pueda trabajar de forma remota, sin la necesidad de estar físicamente presente durante el procedimiento.
¿Quiénes utilizan estos programas?
Es normal pensar que los software de auditoría están desarrollados únicamente para auditores. Sin embargo, las empresas, grandes como pequeñas, pueden hacer uso de este programa para mejorar el control sobre los procesos internos.
Guía de compra del Software de auditoría ¿Cómo elegir el correcto?
Tiene buena gestión del tiempo
El principal motivo para adquirir un software de auditoría es optimizar el manejo del tiempo. Entonces, un producto que no está optimizado en sus funciones, es uno del cual debemos tomar distancia.
Revisa si existen quejas constantes sobre la lentitud o mal diseño de la interfaz. También deberías tener en cuenta la periodicidad de las actualizaciones y el nivel de respuesta del soporte técnico. Todos estos indicadores darán la pauta de un producto que nos traerá más problemas que soluciones.
Actualización con los requerimientos de las normas nacionales e internacionales
Todo sector que se someta a una auditoría debe responder a los requerimientos de las normas nacionales e internacionales. Muchas empresas, incluso, se someten a certificaciones que comprueben la calidad de sus procesos.
Por lo que debes asegurarte que el software para hacer auditorías que selecciones tenga en cuenta estos parámetros, los adhiera en su plataforma y los mantenga actualizados.
Buena relación calidad-precio
El software de auditorías suelen ser pagos. Empezamos por este punto por si coqueteas con la idea de adquirir una versión gratuita. No es lo más recomendable, ya que sus funciones suelen ser muy básicas y serán un gran desafío a la hora de presentar una auditoría integral.
Sin embargo, estos productos suelen tener un precio cercano a los 20 dólares mensuales por usuario. Sin embargo, también existen planes para múltiples usuarios, que rondan los 200 dólares e incluyen funciones extras.
Los mejores software de auditoría: Ejemplos principales
1 | AuditBrain
AuditBrain es un software para auditorías financieras que ayuda a documentar la gestión del trabajo de acuerdo a las normativas internacionales. Se encuentra alojado en la nube, con los más altos estándares de calidad en materia de seguridad.
Además, realiza constantes capacitaciones y foros para que usuarios de todo el mundo puedan compartir o conocer las mejores prácticas dentro del programa de auditoría.
2 | iAuditoría Software
Con iauditoría Software, podrás llevar a cabo tus proyectos de auditoría de la mejor manera sin importar tu campo de aplicación. Ya que te permite gestionar los niveles de acceso a la documentación de tus proveedores y clientes.
También puedes planificar un proyecto de auditoría y asignar a uno o más empleados, mientras monitorizas su desempeño en tiempo real. Luego de que se culmine este proceso, podrás acceder a informes realizados automáticamente para optimizar la toma de decisiones.
3 | inblueQMS
InblueQMS se especializa en ayudar a las empresas a cumplir con los requerimientos de la normativa ISO9001. A través de este software para hacer auditorías podrás comunicarte con tu equipo para asignar un hallazgo, o solicitar la revisión de un procedimiento. Incluso permite el envío de correo electrónicos automáticos para comunicar los avances en un proceso.
La mejor parte es que se encuentra disponible en la web, y no requiere de una capacitación para aprender a utilizarla o sacarle provecho. Dado que su interfaz es sumamente de sencilla e intuitiva de utilizar.
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