Los software de gestión de proyectos son verdaderos asistentes digitales que te permitirán avanzar en la planificación de proyectos, su ejecución y evaluación.
Si eres un gestor de proyectos, probablemente te has preguntado cómo comenzar y cuáles es la mejor manera de alcanzar el objetivo, con los recursos asignados y en el menor tiempo posible.
En esta guía de compra conocerás cómo un software para gestión de proyectos podrá ayudarte en cada aspecto, para cumplir con las fechas de entrega con todo bajo control.
¿Qué es un software de gestión de proyectos?
El software de gestión de proyectos es un programa informático que cuenta con poderosas herramientas de gestión para facilitar la planificación, diseño, administración y monitoreo de proyectos.
Estas soluciones ofrecen herramientas sencillas de gestión del trabajo y funciones integrales que abarcan todas las áreas involucradas en gestionar proyectos.
Estas plataformas profesionales son diversas, y según las necesidades del proyecto, serán distintos tipos de software los que permitirán administrar de forma efectiva cada tipo de proyecto.
Para qué sirve un software de gestión de proyectos
El software para gestión de proyectos sirve para ayudar a los equipos encargados de cumplir un objetivo, a través de una serie de pasos preestablecidos.
Su diseño está destinado a que todos los involucrados dentro del proyecto puedan usarlo. Con un breve periodo de aprendizaje, ayudará a los gestores de proyectos y a cada miembro del equipo, a cumplir con los plazos establecidos y avanzar de la manera más rápida y efectiva posible.
Un software profesional, como puede ser Microsoft Project, Procore Proyectos o Gantt Pro, ofrece herramientas de colaboración y gestión de tareas que permiten:
- Organizar flujos de trabajo, tareas y actividades.
- Colaborar en un espacio de trabajo compartido.
- Monitorear en tiempo real y de forma remota la ejecución del trabajo.
- Asignar responsables de cada actividad.
- Gestionar datos relevantes del avance del proyecto y elaborar informes.
- Asignar y determinar el alcance, tiempo, presupuesto y/o recursos destinados para lograr el objetivo.
- Planificar, supervisar y controlar los costes.
Ya conoces una definición del software de gestión de proyectos, pero, ¿comprendes cómo puede ayudar a tu organización?, ahora veremos algunas de sus principales características y ventajas, tanto para grandes corporaciones como para PYMES.
Los Software de Gestión de Proyectos también son muy útiles para evaluar el desarrollo de una implementación, medir la productividad de un equipo y hacer cambios sobre la marcha sin que esto afecte, necesariamente, los plazos de entrega ya establecidos.
Para ello, muchos software integran herramientas de visualización como el formato Gantt; además, la mayoría incluye funciones indispensables para la gestión de equipos de trabajo, como mensajería instantánea, asignación e interdependencia de tareas, notificaciones, time tracking y más.
Ventajas y características del software de gestión de proyectos
Un software de gestión de proyectos permitirá adecuarse a los recursos del proyecto, para llevarlo a cabo de la forma más organizada y rápida posible.
Las ventajas del software de project management son:
Comunicación y colaboración
Un equipo organizado es un equipo que puede comunicarse fácilmente y de forma efectiva. Este es uno de los beneficios que el software de gestión de proyectos promete.
Permite contactar de manero remota entre los diferentes agentes incluidos en el proyecto, a través de canales como el chat, las llamadas, los mensajes, notificaciones y correos electrónicos.
Además, puede diseñarse canales específicos para cada equipo, incluyendo a los colaboradores y clientes externos. El software de gestión de proyectos permite a los equipos colaborar eficazmente, accediendo desde diferentes dispositivos.
Agilización en la gestión de proyectos
Contar con una plataforma de este tipo, te permitirá llegar más rápido con las fechas de entrega. Todo será más ágil, cuando se gestione con un software que centraliza la base de datos, y te permite organizar todo, desde crear tareas, hasta asignarlas y supervisar cada etapa.
La agilización también está marcada por las herramientas de colaboración e intercambio de archivos en tiempo real. Se trata de módulos para escritura, hojas de cálculo, diseño de plantillas y presentaciones que pueden hacerse de manera colaborativa.
El mayor control sobre los procesos y la facilidad para evaluar a los responsables, también le permitirá al gestor, tomar decisiones más rápidas, con el manejo de los datos.
Diseño y administración de presupuestos
Al tener datos centralizados o incluso, al contar con un historial de proyectos anteriores, dentro del software de gestión de proyectos, podrás comparar las estimaciones con los presupuestos reales.
Los software de proyectos ofrecen herramientas para visualizar y controlar el presupuesto. De esta forma es posible conocer de un vistazo el estado actual de los recursos, cuánto se ha gastado y cuánto queda para finalizar.
Con esta herramienta es posible identificar las áreas en las que ocurre el mayor gasto, y corregir sobre la marcha.
Seguimiento del proyecto
Conocer el avance del proyecto, a medida que este transcurre, es fundamental para tomar decisiones que requieran hacer un cambio de rumbo. Por eso es necesario contar con un software de gestión de proyectos para medir en tiempo real el progreso.
Algunos software ofrecen gráficas para visualizar mejor las etapas, como diagramas de Gantt.
Gestión de tareas
Cuando el equipo de trabajo se acostumbre a recibir asignaciones a través de un software de gestión de proyectos, sabrán exactamente qué hacer y cuándo.
Esta herramienta permitirá gestionar tareas, asignarlas y trabajar en equipo. A la vez, el responsable del proyecto, podrá ver el cumplimiento de las tareas asignadas a cada miembro.
Los software de gestión permiten registrar el porcentaje de finalización y calcular el tiempo total necesario para la finalización.
Tipos de software de gestión de proyectos
Para cada objetivo y presupuesto existe un software de gestión de proyectos ideal. Si te preguntas cuáles son los principales tipos de software de gestión, presta atención a estas categorías.
Estas herramientas se pueden organizar según la utilidad del usuario y la relación entre ellos.
Software de gestión de proyectos Individual
Los software de gestión de proyectos de tipo individual están destinados al project manager, es decir, le sirven para organizar el proyecto en solitario, para luego llevarlo a la práctica.
No está diseñado para múltiples usuarios de diferentes categorías, y si bien puede instalarse en la organización o estar basado en la nube, solo le sirve al gerente del proyecto.
Software de gestión Colaborativo
Al contrario del tipo individual, este software permite que diferentes miembros del equipo puedan ingresar y trabajar en la misma plataforma.
Todos pueden acceder, visualizar y trabajar según las tareas que les fueron asignadas.
Software de gestión de proyectos Integral
Aquellas empresas que quieren gestionar diferentes porfolios de proyectos, deben recurrir al software integral. Ya que ejecuta varios proyectos a la vez, pero que puede visualizarse desde un solo lugar.
De esta manera, se pueden dividir los proyectos por equipos, y el gerente puede tener acceso a cualquiera de ellos, siempre que esté autorizado a visualizarlos.
Esto es posible, puesto que son personalizables, y se pueden dar accesos a cada miembro, según las responsabilidades específicas.
Cada miembro del equipo puede acceder a los datos sobre sus proyectos y analizar los datos e información
Cómo elegir un software de gestión de proyectos
Cada fase de un proyecto implica realizar actividades y cumplir con requerimientos específicos que pueden ser muy difíciles de concretar sin ayuda de una herramienta especializada.
Por fortuna, existen los Software de Gestión de Proyectos, plataformas diseñadas para administrar mejor los recursos, alcance y cronograma de actividades de un emprendimiento.
Pero, ¿cómo saber cuál es la herramienta ideal para tu empresa?
Al momento de elegir un Software para Gestión de Proyectos, nuestro equipo recomienda escoger una alternativa que ofrezca integración con otras herramientas, como los Software CRM. Esto aporta muchos beneficios adicionales y mejora los procesos internos en una empresa.
Otros consejos para tener en cuenta son:
- Analizar las fases que van a componer los proyectos.
- Identifica que indicadores clave de rendimiento (KPI) necesitarás para hacer seguimiento y evaluación del progreso.
- Selecciona al equipo de trabajo y conoce sus funciones.
- Considera la dinámica de los proyectos, los plazos, objetivos y alcance.
Si es tu primera vez usando un Software de Gestión de Proyectos, en ComparaSoftware encontrarás versiones de prueba, ideales para evaluar, antes de tomar una decisión final. Algunas de las mejores plataformas de gestión incluyen pruebas de 30 o 90 días para que puedas explorar libremente.
Diagramas de Gantt
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