Gestión de Proyectos

Las empresas de éxito realizan cabalmente la gestión de proyectos. ¿A qué se refiere esto? Pues, a la utilización de una metodología específica para planificar y canalizar los distintos procesos del proyecto, desde que empieza hasta que termina.

Esa metodología, que se puede aplicar a casi todo tipo de proyecto, abarca cinco etapas: iniciación, planificación, ejecución, control y cierre. Se resume fácilmente, pero lo cierto es que cada una de esas fases tiene su complejidad. Por fortuna, existe el software de Gestión de Proyectos.

Justamente, sin importar sus dimensiones ni el sector al que pertenezcan, las empresas encuentran soluciones en el uso del software para Gestión de Proyectos, a la hora de diseñar el trayecto entre el punto de partida y la materialización del objetivo que visualizan.

Sin duda, un software para proyectos significa la simplificación y agilización en materia de procesos que, de hacerse de forma tradicional, implicaría perder horas entre papeleos.

También es muy útil poder evaluar la urgencia de cada proyecto y añadir plazos. Sin embargo, no todas las herramientas cuentan con notificaciones automáticas. Asimismo, asignar prioridades puede ayudarte a distinguir los proyectos más importantes y a ordenarlos correctamente de forma estructurada.

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Herramientas de Gestión de Proyectos: ¿Para qué sirven?

Existen diferentes tipos de software para el manejo de proyectos. En general, se utilizan para llevar adelante los procesos de planificación, control de presupuesto, asignación de recursos, comunicación, calidad, documentación y administración de sistemas, entre otros.

El software de Gestión de Proyectos se emplea para organizar de forma más sencilla y clara las acciones a emprender. Y es que presenta de manera simple y gráfica los diferentes procesos del proyecto.

Igualmente, estas herramientas se utilizan para coordinar las labores del equipo humano. Eso, sin contar con que sirven para controlar las asignaciones, porque hacen posible el seguimiento de los avances en la ejecución de dichas tareas.

Asimismo, el software para administrar proyectos resulta ser un apoyo importante para las empresas, sobre todo en los tiempos que corren. En la actualidad, las organizaciones deben coordinar el trabajo a distancia, ya sea por sus grandes dimensiones o porque su personal se encuentra en otras latitudes. Este tipo de solución facilita procesos clave, logrando así superar obstáculos como ese.

Específicamente, el uso de este tipo de herramienta informática atiende a un formato de trabajo colaborativo. A la par, apoya la comunicación, gracias a, entre otros aspectos, hace posible compartir documentos en tiempo real.

Programas de Gestión de Proyectos: ¿Cómo funcionan?

La funcionalidad del software de Gestión de Proyectos pasa por su contribución en la consolidación de pilares, que resultan esenciales para alcanzar la meta planteada.

Planificación

Este tipo de software ayuda a tener una visión del proyecto en conjunto, así como a manejar hábilmente las actividades. Por eso, permite:
  • Crear tareas y definirlas en la planificación.
  • Añadir nuevas acciones, cambiarlas, eliminarlas y reasignarlas.
  • Contar con un calendario con las labores, que puede ser compartido.
  • Evaluar la prioridad en cuanto a las tareas y agregar plazos.
  • Utilizar notificaciones automáticas en algunos casos.

Comunicación

Estas herramientas promueven la buena comunicación y organización. Así que hacen posible:
  • Guardar la información del proyecto en un solo lugar.
  • Acceder a un sistema centralizado para registrar los datos básicos y la información detallada.
  • Compartir archivos de forma ágil y rápida.
  • Recuperar  archivos gracias a una función de búsqueda eficiente.
  • Consultar los datos con un solo clic.
  • Organizar la información para realizar informes detallados.

Medición y análisis

Estos programas proporcionan información sobre los inconvenientes que puedan salir al paso. Por lo general, se encargan de:
  • Facilitar informes y estadísticas.
  • Ayudar a evaluar riesgos del negocio.
  • Realizar mediciones de forma automática.

Manejo de presupuesto y recursos

Algunos de estos programas de proyectos ofrecen aplicaciones específicas para gestionar los recursos. De esta manera, hacen posible:
  • Hacer seguimiento al presupuesto.
  • Calcular los costos.
  • Seguir los plazos.
  • Fijar diferentes tarifas horarias.
  • Añadir automáticamente horas facturables.
  • Evitar gastos innecesarios.

Ventajas del Software de Administración de Proyectos

El software para administrar proyectos presenta tantas ventajas como funciones. Entre las más destacadas están:
  • Evitar confusiones y tropiezos gracias a una planificación sencilla y clara.
  • Tener un mayor control del proyecto.
  • Hacer más manejable el trabajo para el equipo humano.
  • Ahorrar tiempo de gestión.
  • Potenciar la administración del proyecto.
  • Lograr una comunicación más fluida.
  • Rentabilizar el proyecto de forma más efectiva.
  • Ser más justo con el rendimiento del equipo humano y poder retribuir mejor el esfuerzo.
  • Incrementar el valor y la eficiencia en cada etapa de la cadena de procesos.
  • Fortalecer la relación con el cliente al realizar un mejor trabajo, cuando se trata de proyectos para terceros.
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