Smartsheet: una solución en la gestión de proyectos

Smartsheet es un programa informático del tipo SaaS, acrónimo de software as a service, en inglés. Se emplea para la colaboración y la gestión del trabajo.

Esta solución fue desarrollada por la empresa estadounidense homónima, que se encarga de su comercialización.

Como producto, ha evolucionado en el tiempo. En 2006, fue introducido en el mercado. Pero no fue sino hasta dos años más tarde que sus funciones fueron simplificadas hasta 60 %, lo que eliminó de su imagen el factor dificultad.

Entre 2010 y 2016, este software logró experimentar cambios claves en su diseño y funcionamiento, gracias a la introducción de nuevas ventajas y diversificación, así como su acercamiento a productos de otras empresas, entre ellos, los de Microsoft.

Se trata de una solución que no deja de mejorar con frecuencia, siempre en favor de la satisfacción de quienes la prefieren y ven en ella un verdadero apoyo en el desarrollo de sus proyectos.

Smartsheet: ¿qué es?

¿Qué es Smartsheet? Pues, se trata de una aplicación de software online, con una interfaz similar a una hoja de cálculo, que ayuda a llevar más eficientemente la gestión de proyectos. Su enfoque es colaborativo. Y, como si fuera poco, funciona en tiempo real.

Específicamente, se usa para la asignación de tareas, seguimiento del progreso del proyecto, manejo de calendarios, compartir archivos y administrar otros trabajos.

Combina algunas de las funciones de Microsoft Excel, Project, Access y SharePoint. A la par, es compatible con Google Apps y con el CRM SalesForce. También se integra con Box.

Este software, que compite con Microsoft Project, funciona con cualquier sistema operativo que se tenga instalado en el ordenador, ya sea Windows, Mac OS o Linux. Se puede usar también desde dispositivos móviles y tabletas.

Asimismo, esta herramienta se integra sin problema con servicios como Salesforce.com, Dropbox y Amazon Web Services.

Funciona por suscripción y tiene versión de prueba, más no gratuita. Su oferta de funcionalidades de cara al usuario, depende de la selección que se haga dentro de la gama de paquetes que brinda.

Aunque el sistema es útil para todo tipo de empresas, sus ventajas son más evidente en el caso de los equipos que trabajan de forma remota.

Por otra parte, se le considera como una eficiente herramienta en lo que respecta al marketing, porque contribuye a realizar mejor las tareas de planificación, supervisión y evaluación de las campañas.

Smartsheet: Características

Ente las múltiples características de Smartsheet podemos mencionar:

• Integra plantillas pre construidas del diagrama de Gantt que facilitan la creación del calendario del proyecto con solo agregar el nombre de la tarea, las fechas de inicio y fechas finales.
• La duración se calculará automáticamente y un gráfico se creará automáticamente, sin necesidad de formato o ajustes manuales como en Excel.
• Puede arrastrar y soltar las barras de Gantt para cambiar las fechas y la duración, y la tabla se actualizará automáticamente. Y cuando haya terminado con el diagrama de Gantt puede compartirlo con cualquier persona.
• Los miembros de su equipo pueden editar o agregar información en tiempo real, en lugar de enviar numerosos archivos estáticos de Excel cada vez que algo cambia.
• Otra de las características de Smartsheet es que posee una hoja de cálculo a primera vista, lo  que genera un fácil manejo y versatilidad. Y es que su interfaz de usuario es considerada bastante sencilla, tanto que puede ser utilizada por usuarios sin capacitación técnica.
• La interfaz de esta herramienta, se enfoca en hojas inteligentes, muy parecidas a las de Microsoft Excel. Pero estas hojas permiten al usuario realizar múltiples tareas y llevar ese afamado formato a un nivel superior.
• Las hojas de cálculo contienen fechas y asociaciones al calendario. Se actualizan automáticamente. Permiten vinculaciones con archivos adjuntos y paneles de discusión. A la par, envían notificaciones y alertas a los miembros del equipo de trabajo.
• Esta herramienta, hace posible que las tareas sean ordenadas por fecha límite, prioridad o de acuerdo a la persona que debe realizarlas.
• Su enfoque colaborativo. Permite invitar a otros miembros del equipo a formar parte del proyecto. Al compartir una hoja, quienes tengan permiso pueden ver y editar el contenido.
• Esta plataforma hace posible diseñar y enviar formularios para utilizarlos con otros compañeros de equipo y con el público externo.
• Una de las características de Smartcheet que lo hace especialmente útil es la posibilidad que brinda de crear Diagramas de Gantt, primordiales en la programación de proyectos. Se modifican sólo las acciones de arrastrar y soltar.
• Permite insertar los Diagramas de Gantt en un PowerPoint, exportarlos como PNG o PDF, así como adjuntarlo a un mensaje de correo electrónico.

Smartsheet: ventajas y desventajas

Como toda herramienta informática, evidentemente no cubre todos los flancos deseados. Siempre habrá quien señale que podría ofrecer más. Por ejemplo, en materia de planificación de recursos.

Como sucede con cualquier software, su aprovechamiento, así como los resultados que ofrezca, dependen de la habilidad del equipo humano que la utilice. Eso se debe tener en cuenta.

A pesar de su uso, seguirá siendo un reto cumplir con los tiempos del proyecto con un equipo humano ubicado a larga distancia. De la misma manera, deben asumirse los requerimientos, en algunos casos tediosos, de TI y de la red.

Por otra parte, también debe saberse manejar las continuas solicitudes de actualización y los hitos cambiantes.

• Facilita la gestión de proyectos.
• Ofrece una interfaz basada en la nube.
• Es una solución intuitiva y cómoda de manejar.
• Brinda acceso a los proyectos cuando y desde donde se desee.
• Agiliza la gestión de cambios mediante la disminución del tiempo de respuesta.
• Provee al equipo de Marketing información de los socios en tiempo real.

Smartsheet: Precio

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