Smartsheet

¿Qué es Smartsheet?

Smartsheet: una solución en la gestión de proyectos

Smartsheet es un programa informático de estilo SaaS que significa Software as a Service en inglés. Se utiliza para la colaboración y la gestión de tareas.

Esta solución fue desarrollada por una empresa estadounidense del mismo nombre encargada de marketing. Como producto, ha evolucionado con el tiempo. En 2006 se introdujo en el mercado. Sin embargo, solo dos años después, su funcionalidad se simplificó al 60%, eliminando el elemento de dificultad de la imagen.

Se trata de una solución en constante mejora, orientada a satisfacer siempre a quienes la aman y verla como una verdadera ayuda en el desarrollo del proyecto.

Smartsheet: ¿qué es?

¿Qué es Smartsheet? Esta es una aplicación de software en línea con una interfaz similar a una hoja de cálculo que le permite administrar sus proyectos de manera más eficiente. Su enfoque es colaborativo. Y funciona en tiempo real, como si eso no fuera suficiente.

En particular, se utiliza para la asignación de tareas, el seguimiento del progreso del proyecto, la gestión de calendarios, el intercambio de archivos y otras tareas de gestión.  

Este software compite con Microsoft Project y funciona en todos los sistemas operativos instalados en su computadora, incluidos Windows, Mac OS y Linux. También puede ser utilizado por dispositivos móviles y tabletas.

Funciona con una suscripción y tiene una versión de prueba, pero no es gratuita. La gama de funciones para el usuario depende de la selección de la gama de paquetes ofrecidos.

Este sistema es útil para todo tipo de negocios, pero los beneficios son más obvios para los equipos remotos.

Por otro lado, se considera una herramienta de marketing eficaz porque le permite realizar tareas de planificación, seguimiento y evaluación de campañas de forma más eficaz.

 Smartsheet: Características

Ente las múltiples características de Smartsheet podemos mencionar:

• Integra plantillas pre construidas del diagrama de Gantt que facilitan la creación del calendario del proyecto con solo agregar el nombre de la tarea, las fechas de inicio y fechas finales.
• La duración se calculará automáticamente y un gráfico se creará automáticamente, sin necesidad de formato o ajustes manuales como en Excel.
• Puede arrastrar y soltar las barras de Gantt para cambiar las fechas y la duración, y la tabla se actualizará automáticamente. Y cuando haya terminado con el diagrama de Gantt puede compartirlo con cualquier persona.
• Los miembros de su equipo pueden editar o agregar información en tiempo real, en lugar de enviar numerosos archivos estáticos de Excel cada vez que algo cambia.
• Otra de las características de Smartsheet es que posee una hoja de cálculo a primera vista, lo  que genera un fácil manejo y versatilidad. Y es que su interfaz de usuario es considerada bastante sencilla, tanto que puede ser utilizada por usuarios sin capacitación técnica.
• La interfaz de esta herramienta, se enfoca en hojas inteligentes, muy parecidas a las de Microsoft Excel. Pero estas hojas permiten al usuario realizar múltiples tareas y llevar ese afamado formato a un nivel superior.
• Las hojas de cálculo contienen fechas y asociaciones al calendario. Se actualizan automáticamente. Permiten vinculaciones con archivos adjuntos y paneles de discusión. A la par, envían notificaciones y alertas a los miembros del equipo de trabajo.
• Su enfoque colaborativo. Permite invitar a otros miembros del equipo a formar parte del proyecto. Al compartir una hoja, quienes tengan permiso pueden ver y editar el contenido.
• Esta plataforma hace posible diseñar y enviar formularios para utilizarlos con otros compañeros de equipo y con el público externo.
• Una de las características de Smartcheet que lo hace especialmente útil es la posibilidad que brinda de crear Diagramas de Gantt, primordiales en la programación de proyectos. Se modifican sólo las acciones de arrastrar y soltar.

Smartsheet: ventajas y desventajas

Como toda herramienta informática, evidentemente no cubre todos los flancos deseados. Siempre habrá quien señale que podría ofrecer más. Por ejemplo, en materia de planificación de recursos.

Como sucede con cualquier software, su aprovechamiento, así como los resultados que ofrezca, dependen de la habilidad del equipo humano que la utilice. Eso se debe tener en cuenta.

A pesar de su uso, seguirá siendo un reto cumplir con los tiempos del proyecto con un equipo humano ubicado a larga distancia. De la misma manera, deben asumirse los requerimientos, en algunos casos tediosos, de TI y de la red.

Por otra parte, también debe saberse manejar las continuas solicitudes de actualización y los hitos cambiantes.

• Facilita la gestión de proyectos.
• Ofrece una interfaz basada en la nube.
• Es una solución intuitiva y cómoda de manejar.
• Brinda acceso a los proyectos cuando y desde donde se desee.
• Agiliza la gestión de cambios mediante la disminución del tiempo de respuesta.
• Provee al equipo de Marketing información de los socios en tiempo real.

Smartsheet: Precio

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