Melanie Beucher

Para armar esta guía, el equipo de ComparaSoftware conversó con Castelec Internacional S.A de C.V, desarrolladores de ALPHA ERP®, software administrativo, contable y de recursos humanos con más de 30 años en el mercado mexicano. Todo lo que sigue viene de esa conversación: sus definiciones, advertencias y los aprendizajes de implementar esta solución en miles de empresas PyME.

Muchas empresas que ya tienen un ERP creen que el problema de la información está resuelto. Tienen un sistema, tienen datos, tienen reportes. Lo que no siempre tienen es la capacidad de convertir todo eso en decisiones. Centralizar información y analizarla son dos cosas distintas, y esa diferencia es exactamente la que separa a un ERP que solo registra de uno que también ayuda a gestionar.

¿Qué es el Business Intelligence en un ERP?

El Business Intelligence (BI), o Inteligencia de Negocios, es la tecnología que permite extraer valor de los datos acumulados en una base de datos. Aplicado a un ERP, se traduce en un módulo que toma toda la información capturada en el sistema y la convierte en tablas, gráficas y tableros que facilitan la toma de decisiones.

Desde Castelec Internacional S.A de C.V lo definen así: "el BI aplicado a un ERP se refiere a un módulo en particular para poder analizar toda la información capturada en el ERP y transformarla a tablas o gráficas que ayudarán al usuario a tomar decisiones más informadas y precisas."

Existe software especializado en BI que puede conectarse a bases de datos externas. Pero el escenario que produce mejores resultados, según el equipo de ALPHA ERP®, es tener esa funcionalidad integrada de forma nativa dentro del propio ERP: sin integraciones adicionales, sin latencia en los datos y sin dependencia de plataformas externas.

Un punto que aclaran desde el principio con sus clientes: "el BI no es un generador mágico de consultas." Lo que sí hace es permitirte configurar esas consultas una vez, y que se actualicen automáticamente con cada nuevo dato que entra al sistema. El tablero que configuraste hoy ya incorpora los números de mañana, sin que nadie tenga que recrearlo.

¿Puedo implementar BI en mi ERP actual?

Depende de si tu ERP tiene el módulo de Business Intelligence disponible, y de cómo está estructurado el licenciamiento.

Desde Castelec Internacional S.A de C.V explican que hay dos modelos predominantes en el mercado. En un ERP modular, cada funcionalidad tiene un costo adicional, y el BI suele ser uno de los módulos más costosos. En un ERP integral, el BI está incluido dentro del sistema desde el primer día, sin costo extra. ALPHA ERP® opera bajo este segundo modelo.

Si tu ERP actual no tiene BI integrado, la alternativa es conectar una herramienta externa de Business Intelligence a tu base de datos. Esto es técnicamente posible, pero implica un proceso de integración, mantenimiento adicional y una sincronización que no siempre es en tiempo real. 

La recomendación del equipo de Castelec Internacional S.A de C.V es evaluar si conviene más agregar una herramienta externa o migrar a un ERP que ya lo tenga nativo.

¿Qué necesito tener para empezar con Business Intelligence?

Antes de pensar en tableros o visualizaciones, hay dos condiciones que Castelec Internacional S.A de C.V señala como indispensables.

La primera es contar con un ERP que tenga el módulo de BI disponible. La segunda, y la más importante según su experiencia, es la calidad de los datos que se capturan a diario: "el BI solo podrá presentar o mostrar lo que se alimenta en la base de datos y entre mejor y más ordenada esté esa información, mejor será el resultado a mostrar en el BI. Si se le mete basura, solo te podrá mostrar eso, y viceversa."

En términos prácticos, antes de activar el BI es necesario tener funcionando los módulos del ERP de los que se va a extraer información, y haber definido desde el principio cómo se van a clasificar los catálogos y documentos del sistema. El ejemplo que dan desde ALPHA ERP® es claro: si al cargar clientes se definen zonas y subzonas geográficas de forma correcta, esa información puede representarse después en el BI como un mapa de calor de ventas por región. Si esa clasificación no existe, ese análisis no será posible.

En resumen, los requisitos de partida son:

• Un ERP con módulo de BI integrado o una herramienta de BI conectada a tu base de datos

• Datos capturados de forma ordenada y consistente en el sistema

• Los módulos operativos del ERP en funcionamiento antes de configurar el BI

• Definición previa de clasificaciones y datos estadísticos en catálogos y documentos

¿Qué pasa si mi empresa arranca desde cero, sin datos ordenados?

Es el escenario más común y también el que más expectativas mal calibradas genera. Desde Castelec Internacional S.A de C.V son directos al respecto: "es imposible implementar un BI sin datos previamente capturados. Primero se deben construir los procesos de captura de información diaria para que con eso se pueda comenzar a sacarle provecho en su destino final en el BI."

Dicho de otra manera, el BI no es el primer paso, es el destino. Si la empresa no tiene procesos de captura de información funcionando, el trabajo previo es implementar el ERP correctamente, asegurarse de que los datos se registren de forma ordenada y consistente, y recién entonces activar el análisis. La calidad del output depende directamente de la calidad del input. Cuanto antes se empiece a registrar información de forma estructurada, antes va a haber datos útiles para analizar.

¿Es muy difícil implementar Business Intelligence en un ERP?

No es técnicamente complejo, pero sí requiere preparación y tiempo del lado de la empresa. El obstáculo más común que identifica Castelec Internacional S.A de C.V no es tecnológico: es la resistencia al cambio.

"Muchas veces la gente está acostumbrada a llevar sus procesos administrativos en hojas de Excel o controles manuales. Cuando una empresa decide hacer un cambio e implementar un software ERP nuevo, la gente sabe que dejará de hacer sus procesos de la manera como los hacía, y es justo ahí donde puede haber un rechazo al cambio."

El segundo desafío frecuente es no dedicarle el tiempo necesario a la implementación. Según el equipo de Castelec Internacional S.A de C.V, uno de los principales puntos críticos es la carga de catálogos iniciales, que requiere clasificaciones correctas y la participación activa de un líder de proyecto del lado de la empresa. Otro punto que suelen postergar las empresas, y que genera problemas en el corto plazo, es la carga de saldos iniciales de almacén con un inventario preciso.

La buena noticia, según su experiencia de 30 años implementando ALPHA ERP®, es que "cuando los usuarios empiezan a ver los beneficios, empiezan a adoptarlo y aceptarlo como su herramienta del día a día."

¿Cuánto cuesta implementar BI en un ERP?

El costo depende de tres variables principales: el modelo de licenciamiento del ERP, el tiempo de implementación y el nivel de acompañamiento que elija la empresa.

En cuanto al licenciamiento, como se mencionó antes, un ERP modular cobrará el BI como un módulo adicional. Un ERP integral lo incluirá dentro del precio base. Para comparar precios con claridad, lo primero es entender qué incluye cada propuesta.

En cuanto a la implementación, desde Castelec Internacional S.A de C.V diferencian dos caminos: "el tiempo que tenga un usuario para hacerlo de manera autodidacta pero económica, o bien, con apoyo y asesoría de un especialista del ERP, lo cual incurrirá en una mayor inversión pero que termina garantizando un mejor resultado."

El ROI, en su experiencia, se calcula de forma concreta: monetizando el tiempo que hoy la empresa destina a generar reportes de forma manual. "La mayoría de las veces hacen todo esto de manera manual y no solo una sino varias personas. A diferencia de eso, el tener un Business Intelligence bien alimentado y configurado generará información en minutos, dejando todas esas horas hombre disponibles para hacer cosas de mayor valor para la empresa."

¿Qué impacto tiene el BI en la operación diaria de la empresa?

El impacto más inmediato no siempre viene del módulo de BI en sí mismo, sino de tener toda la información integrada y fluyendo entre áreas en tiempo real. Desde Castelec Internacional S.A de C.V lo resumen así: "el impacto en todas las áreas del negocio prácticamente es el mismo: la obtención de información clara, precisa y al momento. El BI permite generar consultas y tableros personalizados, lo cual ayuda a obtener la información exacta que requieres, cuando la requieres."

En finanzas, eso significa visualizar la situación real de la empresa sin esperar a que alguien arme un reporte. En ventas, acceder a estadísticas actualizadas por producto, zona o cliente. En compras y almacén, tener existencias y movimientos en tiempo real. En todas las áreas, dejar de tomar decisiones basadas en suposiciones para hacerlo con datos.

El otro cambio profundo que describe el equipo de ALPHA ERP® tiene que ver con cómo fluye la información entre departamentos. Lo ilustran con un ejemplo concreto: al emitir una factura de venta, el sistema genera automáticamente la salida del inventario en almacén, el registro de la cuenta por cobrar en tesorería, la póliza contable correspondiente, el registro del CFDI ante el SAT y la actualización de las estadísticas de ventas disponibles para el BI, todo con un solo movimiento, sin que ningún área tenga que esperar a que otra le pase la información.

"El ahorro de tiempo por no tener que hacer recapturas y también por no tener que esperar a que un área pase información a otra es de los beneficios que se empiezan a notar desde los primeros días", señalan desde Castelec Internacional S.A de C.V. Y agregan un efecto que no siempre se anticipa: "incluso ayuda a detectar errores más rápido que cuando la información está aislada. 

Por ejemplo: se podría emitir una factura con un precio equivocado y posiblemente la persona de almacén no se daría cuenta, pero la de tesorería o contabilidad sí, lo que permitiría detectar y corregir el error al momento, antes de hacer un surtido o entrega."

El BI, una vez configurado, permite a directivos y gerentes de área acceder a tableros actualizados con la información exacta que necesitan, cuando la necesitan, sin depender de que alguien arme un reporte.

¿Vale la pena la inversión en BI?

La respuesta de Castelec Internacional S.A de C.V es directa: "la implementación de un software administrativo, contable y de recursos humanos como ALPHA ERP® no es un gasto, sino es una inversión que reditúa en muy corto plazo. Definitivamente le cuesta mucho más caro a una empresa no tener control interno, tener fugas y robos hormiga o no saber cómo están sus finanzas, que lo que puedan invertir en un software de control."

Y cierran con el argumento que resume todo: "si no tienes control, no tienes información. Y si no tienes información, no puedes tomar decisiones para corregir, mejorar y crecer en tu empresa."

Artículo producido por el equipo editorial de ComparaSoftware en colaboración con Castelec Internacional S.A de C.V, desarrolladores de ALPHA ERP®, con más de 30 años de experiencia implementando software ERP para PyMES en México. Las definiciones, perspectivas y ejemplos incluidos provienen de una entrevista directa con su equipo.