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Software Administración de Condominios

El software para la Administración de Condominios, permite gestionar los procesos inherentes a la funciones financieras, operativas, jurídicas, de mantenimiento y conservación del inmueble.

Este tipo de software permite gestionar los bienes del condominio y los servicios comunes, desde el acceso a estos hasta el mantenimiento de los mismos.

El software de Administración de Condominios, contiene módulos asociados a las labores administrativas financieras, como la recaudación de fondos, o lo que se denomina en muchos países como Gastos Comunes.

También permite la capacidad de crear informes con respecto a la relación de gastos de mantenimiento del inmueble, además tienes módulos de reserva de áreas comunes, facturación en línea, almacenamiento de documentos electrónicos,, entre otras.

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¿Qué es el software de administración de contratos?

A pesar de que los contratos son determinantes en la manera en la que opera una empresa, algunas organizaciones todavía los procesan de forma manual. Esto genera ineficiencia y hasta riesgos debido, entre otros aspectos, a la falta de supervisión. Y es que a veces los acuerdos ni siquiera cuentan con la total aprobación de la administración central.

Afortunadamente, así como existen programas informáticos para canalizar mejor otras actividades del negocio, también está el software de contratos. Se trata de un sistema que ayuda a simplificar, agilizar y controlar estos procesos dentro de la organización.

Asimismo, las soluciones de administración de contratos están hechas para reducir costos, así como para evitar retrasos y confusiones. No importa desde qué departamento se generen los acuerdos, se podrán llevar correctamente.

Función principal de este tipo de software: gestión de contratos más eficiente

Existe una variedad de software enfocados en la gestión de contratos. Algunos hasta poseen funciones complementarias que los convierten en herramientas aún más potenciales.

En general, un software enfocado en la tarea de gestionar contratos será eficiente si contribuye a realizar tareas como:

  • Almacenar la información de manera centralizada y organizada.
  • Crear y guardar documentos maestros y plantillas bases de contratos.
  • Crear nuevos contratos.
  • Controlar la ejecución de los contratos.
  • Analizar el proceso de contratación.
  • Emitir alarmas sobre vencimientos de compromisos, certificados, pólizas y documentos.
  • Evitar exceder el presupuesto.
  • Enviar avisos a los supervisores en caso de retrasos.
  • Integrarse al funcionamiento de otros software claves para la empresa como los CRM.

Ventajas de sistema de administración de contratos

El uso de estos sistemas puede representar para las organizaciones una serie de ventajas como:

  • Mayor eficiencia en los procesos de negociación.
  • Reducción de costos en horas de trabajo con respecto a la elaboración de contratos y su seguimiento.
  • Mejor organización en el manejo y almacenamiento de los documentos en esta área de la organización.
  • Optimización de la comunicación con los contratistas y contratados.
  • Incremento en el control de los costos y los programas.
  • Más control de riesgos financieros.
  • Disminución del número de disputas por asuntos contractuales.
  • Precisión en cuanto a la información en caso de litigios.
  • Aumento de la satisfacción de contratistas y contratados.
  • Potenciación del prestigio y reputación de la organización.

Factores a considerar antes de adquirir un software de Gestión de Contratos

La intención de implantar un software de este tipo es aumentar la eficiencia en los procesos de Administración de Contratos dentro de la organización para estar acorde con los nuevos tiempos. Por eso, antes de adquirir una solución como ésta es primordial considerar:

  • Adaptabilidad a la organización. Se debe elegir aquella solución que se ajuste mejor a las características del negocio.
  • Capacidad de almacenamiento. Se supone que integrar un software como este al funcionamiento de la empresa debe traducirse en menos papeleo y archivadores físicos.
  • Coherencia con el marco legal. Este software debe permitirle a la empresa realizar contratos que estén al día con las leyes.
  • Sincronización inmediata. Es ideal que el programa pueda avisar las altas y bajas que le afectan de manera automática.
  • Seguridad y privacidad. Este tipo de programa informático debe poder resguardar la información.

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