Smartsheet: una solución en la gestión de proyectos

Smartsheet es un programa informático del tipo SaaS, acrónimo de software as a service, en inglés. Se emplea para la colaboración y la gestión del trabajo.

Esta solución fue desarrollada por la empresa estadounidense homónima, que se encarga de su comercialización.

Como producto, ha evolucionado en el tiempo. En 2006, fue introducido en el mercado. Pero no fue sino hasta dos años más tarde que sus funciones fueron simplificadas hasta 60 %, lo que eliminó de su imagen el factor dificultad.

Entre 2010 y 2016, este software logró experimentar cambios claves en su diseño y funcionamiento, gracias a la introducción de nuevas ventajas y diversificación, así como su acercamiento a productos de otras empresas, entre ellos, los de Microsoft.

Se trata de una solución que no deja de mejorar con frecuencia, siempre en favor de la satisfacción de quienes la prefieren y ven en ella un verdadero apoyo en el desarrollo de sus proyectos.

Smartsheet: ¿qué es?

¿Qué es Smartsheet? Pues, se trata de una aplicación de software online, con una interfaz similar a una hoja de cálculo, que ayuda a llevar más eficientemente la gestión de proyectos. Su enfoque es colaborativo. Y, como si fuera poco, funciona en tiempo real.

Específicamente, se usa para la asignación de tareas, seguimiento del progreso del proyecto, manejo de calendarios, compartir archivos y administrar otros trabajos.

Combina algunas de las funciones de Microsoft Excel, Project, Access y SharePoint. A la par, es compatible con Google Apps y con el CRM SalesForce. También se integra con Box.

Este software, que compite con Microsoft Project, funciona con cualquier sistema operativo que se tenga instalado en el ordenador, ya sea Windows, Mac OS o Linux. Se puede usar también desde dispositivos móviles y tabletas.

Asimismo, esta herramienta se integra sin problema con servicios como Salesforce.com, Dropbox y Amazon Web Services.

Funciona por suscripción y tiene versión de prueba, más no gratuita. Su oferta de funcionalidades de cara al usuario, depende de la selección que se haga dentro de la gama de paquetes que brinda.

Aunque el sistema es útil para todo tipo de empresas, sus ventajas son más evidente en el caso de los equipos que trabajan de forma remota.

Por otra parte, se le considera como una eficiente herramienta en lo que respecta al marketing, porque contribuye a realizar mejor las tareas de planificación, supervisión y evaluación de las campañas.

Smartsheet: Características

Ente las múltiples características de Smartsheet podemos mencionar:

  • Integra plantillas pre construidas del diagrama de Gantt que facilitan la creación del calendario del proyecto con solo agregar el nombre de la tarea, las fechas de inicio y fechas finales.
  • La duración se calculará automáticamente y un gráfico se creará automáticamente, sin necesidad de formato o ajustes manuales como en Excel.
  • Puede arrastrar y soltar las barras de Gantt para cambiar las fechas y la duración, y la tabla se actualizará automáticamente. Y cuando haya terminado con el diagrama de Gantt puede compartirlo con cualquier persona.
  • Los miembros de su equipo pueden editar o agregar información en tiempo real, en lugar de enviar numerosos archivos estáticos de Excel cada vez que algo cambia.
  • Otra de las características de Smartsheet es que posee una hoja de cálculo a primera vista, lo  que genera un fácil manejo y versatilidad. Y es que su interfaz de usuario es considerada bastante sencilla, tanto que puede ser utilizada por usuarios sin capacitación técnica.
  • La interfaz de esta herramienta, se enfoca en hojas inteligentes, muy parecidas a las de Microsoft Excel. Pero estas hojas permiten al usuario realizar múltiples tareas y llevar ese afamado formato a un nivel superior.
  • Las hojas de cálculo contienen fechas y asociaciones al calendario. Se actualizan automáticamente. Permiten vinculaciones con archivos adjuntos y paneles de discusión. A la par, envían notificaciones y alertas a los miembros del equipo de trabajo.
  • Esta herramienta, hace posible que las tareas sean ordenadas por fecha límite, prioridad o de acuerdo a la persona que debe realizarlas.
  • Su enfoque colaborativo. Permite invitar a otros miembros del equipo a formar parte del proyecto. Al compartir una hoja, quienes tengan permiso pueden ver y editar el contenido.
  • Esta plataforma hace posible diseñar y enviar formularios para utilizarlos con otros compañeros de equipo y con el público externo.
  • Una de las características de Smartcheet que lo hace especialmente útil es la posibilidad que brinda de crear Diagramas de Gantt, primordiales en la programación de proyectos. Se modifican sólo las acciones de arrastrar y soltar.
  • Permite insertar los Diagramas de Gantt en un PowerPoint, exportarlos como PNG o PDF, así como adjuntarlo a un mensaje de correo electrónico.

Smartsheet: ventajas y desventajas

Como toda herramienta informática, evidentemente no cubre todos los flancos deseados. Siempre habrá quien señale que podría ofrecer más. Por ejemplo, en materia de planificación de recursos.

Como sucede con cualquier software, su aprovechamiento, así como los resultados que ofrezca, dependen de la habilidad del equipo humano que la utilice. Eso se debe tener en cuenta.

A pesar de su uso, seguirá siendo un reto cumplir con los tiempos del proyecto con un equipo humano ubicado a larga distancia. De la misma manera, deben asumirse los requerimientos, en algunos casos tediosos, de TI y de la red.

Por otra parte, también debe saberse manejar las continuas solicitudes de actualización y los hitos cambiantes.

  • Facilita la gestión de proyectos.
  • Ofrece una interfaz basada en la nube.
  • Es una solución intuitiva y cómoda de manejar.
  • Brinda acceso a los proyectos cuando y desde donde se desee.
  • Agiliza la gestión de cambios mediante la disminución del tiempo de respuesta.
  • Provee al equipo de Marketing información de los socios en tiempo real.

Smartsheet: Precio

Buscar un software no es tarea sencilla, hay muchas opciones en el mercado y una mala elección puede impactar negativamente la performance de un equipo de trabajo, haciendo click en “VER PRECIOS” nuestro equipo de trabajo le brindará toda la información que necesita saber sobre los diversos Planes de Smartsheet, la diferencia entre el Plan Estandard, Enterprise, Empresarial y Premier, además de informarlo sobre el su sistema de Complementos e Integraciones a fin de permitirle obtener el programa adecuado a sus necesidades y requerimiento sin cometer ningún error.

También le presentarán la oportunidad de probar Smartsheet en forma gratuita. Esta versión de Smartsheet Gratis no requiere de ningún tipo de instalación y le permitirá disfrutar de todas sus  ventajas para que al término del periodo de prueba, podamos ayudarlo con la adquisición del programa pago.

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Especificaciones

Gestion de Proyectos
Creación y asignación de tareas
Fechas límites
Priorización de tareas
Carta Gantt / Mapa de Proyecto
Planificación de proyecto colaborativamente
Alertas
Seguimiento de no conformidades
Seguimiento de indicadores clave de desempeño (KPI)
Lista de tareas
Vista de calendario
Lenguaje
Español
Inglés
Portugués
Otros
Soporte Técnico
Telefónico
Correo
Chat
24x7
En horarios laborales
Entrenamiento y Capacitaciones
Manual / Documentación
Foro de ayuda
Webinar / Videos
Entrenamiento en línea personal
Despliegue
Nube, SaaS, Web
Instalado - Windows
Instalado - Mac
Instalado - Linux
Dispositivo móvil - iOS Nativo
Dispositivo móvil - Android Nativo
Modelo de Precios
Prueba Gratuita
Versión de gratuita
Pago mensual
Pago anual
Pago de única vez
8.2 Puntaje total
9 reseñas

8.2Puntuacion del usuario
Características y Funcionalidad
8
Usabilidad
8.6
Servicio al cliente
8.2
Relación Precio Calidad
8.2
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7 Reseñas
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    4.25
    Características y Funcionalidad
    90
    Usabilidad
    90
    Servicio al cliente
    80
    Relación Precio Calidad
    80

    Utilize Smartsheet como un sistema de gestión de servicios de donde aparte de programar el servicio, se complementaba con el resultado del servicio. El sistema nos ayudó a disminuir el tiempo de facturación de 53 días a 14 días y a tener un control

    + PROS: La facilidad de uso, y la lógica del mismo. Es un Excel en linea
    - CONS: Entre mas información tenga el archivo mas lento se vuelve, y puede llegar a hacer muy tardado poder operar con bases de datos grandes.
    4.1
    Características y Funcionalidad
    70
    Usabilidad
    70
    Servicio al cliente
    100
    Relación Precio Calidad
    90

    Utilicé Smartsheet para la administración de contenido y el seguimiento de los proyectos de traducción. Es bastante fácil de usar después de algunos intentos. Definitivamente creo que esto es mucho mejor que usar Excel o Google Docs.

    + PROS: Puede acceder a ella en cualquier momento y en cualquier lugar. Mucha gente puede trabajar en una hoja al mismo tiempo. También le dice quién más está trabajando en la misma hoja que usted. Fácil de usar. Buena interfaz. Visibilidad en tiempo real Funciones de arrastrar y soltar.
    - CONS: No hay función de guardado automático. Además, puede ser complicado realizar un seguimiento de los comentarios, ediciones, etc. de todos. Sería fantástico si pudieran crear una función en la que se indique cuándo se actualizó por última vez un segmento.
    4.5
    Características y Funcionalidad
    80
    Usabilidad
    100
    Servicio al cliente
    80
    Relación Precio Calidad
    100

    Usamos esta herramienta para gestionar proyectos en diversas areas, su facilidad en diseño, gran variedad de herramientas, y simplicidad en el uso, hacen que sea facil de implementar en cualquier equipo.
    También estamos usando como anexo a software o sistemas que no nos brindan la versatilidad que esta tiene.

    4.25
    Características y Funcionalidad
    100
    Usabilidad
    100
    Servicio al cliente
    70
    Relación Precio Calidad
    70

    Utilicé este software con una empresa, y me gustaría que más empresas la utilicen.
    Organiza y facilita el trabajo en equipo notablemente.

    + PROS: Es muy intuitivo, fácil de aprender y utilizar. Ayuda a organizar las tareas de la empresa.
    - CONS: Muy pocos comparados a otros softwares
    3.6
    Características y Funcionalidad
    70
    Usabilidad
    70
    Servicio al cliente
    80
    Relación Precio Calidad
    70

    Lo usamos a nivel corporativo, podemos compartir proyectos e información en todos los locales y trabajar de manera integrada. Permite la gestión eficiente del portafolio de proyectos.

    + PROS: Portabilidad. Gran variedad de proyectos y actividades que se pueden gestionar.
    - CONS: Caídas y problemas con la disponibilidad del servicio. En ocasiones demoras en el envío de los correos que están configurados para envío inmediato.
    3.6
    Características y Funcionalidad
    60
    Usabilidad
    80
    Servicio al cliente
    70
    Relación Precio Calidad
    80

    Es una herramienta muy útil, la facilidad para mantener todos los proyectos de manera individual y poder estar colaborando con todos los actores del proyecto es algo bastante versátil de esta herramienta, como todo tiene sus limitaciones pero en general para nuestros proyectos funciona excelente.

    Poner comentarios, subir archivos y recibir notificaciones es algo que te ayuda a no perder de vista los detalles importantes.

    + PROS: Facilidad de implementación
    - CONS: Demasiadas notificaciones
    4.35
    Características y Funcionalidad
    90
    Usabilidad
    100
    Servicio al cliente
    80
    Relación Precio Calidad
    80

    Uso el software y cumple con mis espectativas para la gestión de proyectos

    + PROS: Se puede acceder desde cualquier lugar ya que su interface es en la nube. Simplifica la gestión y seguimientos de proyectos en forma directa.
    - CONS: No he logrado mantener registros de los cambios de la Gantt durante los avances del proyecto.
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