Software para Inventarios

Gestión de inventarios … Primeramente, vale decir que este tipo de gestión está enmarcado en la contabilidad de costos. Puntualmente, se refiere a la administración cabal del registro, compra y salida de los inventarios dentro de una compañía. También es conocida por las denominaciones administración de inventarios, control de almacén y control de inventario.

Casi siempre, el conjunto de acciones que conforman la gestión de inventario se enfoca en lograr dos objetivos fundamentales. Por un lado, minimizar los niveles de existencias; por otro, garantizar la disponibilidad de existencias en el momento oportuno.

La gestión de inventarios es considerada un aspecto importante en el manejo estratégico de una empresa. Específicamente, las tareas que se asumen en esta gestión se refieren a la determinación de métodos de registro y puntos de rotación. Además, abarca las formas de clasificación y los modelos de inventario, determinados por las formas de control elegidas.

Asimismo, la gestión de inventarios se propone lograr la correcta y eficiente coordinación en la gerencia de los materiales. Se trata de aquellos recursos que son necesarios para la realización de ciertas actividades que resultan claves para la organización.

Realizar la gestión de inventario de forma tradicional representa en la actualidad una inversión de tiempo en diversas tareas que resulta considerable. Por tanto, las organizaciones prefieren recurrir a la tecnología para agilizar y simplificar los procesos que abarca.

Software para inventarios: ¿de qué se trata?

El mercado actual ofrece diversas opciones en materia de software para inventarios. Ahora bien, ¿de qué se trata exactamente un software de gestión de inventario? Pues, es un tipo de programas informáticos especializados para realizar la supervisión de componentes establecidos en una red, bien sea pública o privada (corporativa, administrativa, social, etc.)

Este tipo de software permite a los usuarios administrar el inventario de sus activos. También llamado sistemas de control de inventarios, se trata de un programa informático de contabilidad que se emplea para registrar las cantidades de mercancías en existencia. A la par, esta herramienta hace posible determinar el costo de la mercancía vendida.

Por lo general, se hace referencia a dos tipos de sistemas de inventario: el periódico y el perpetuo. El primero realiza un control del inventario cada determinado tiempo. Para esto es preciso efectuar un conteo físico. El segundo mantiene un registro continuo de cada artículo del inventario. De esta manera, los registros muestran las mercancías disponibles en todo momento.

Afortunadamente, el mercado ofrece una variedad de software de inventario. Están aquellos de licencia pagada, los gratuitos, los de código abierto, los que ofrecen versiones de prueba, etc. ¿Cuál elegir? Pues, aquel que se adapte más a las características y requerimientos de la empresa.

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¿Para qué sirve un software de gestión de inventarios?

Más allá de lo que indica su nombre, un software de gestión de inventarios es utilizado para:

  • Tener un conteo constante y en tiempo real de la mercancía (estado, costos, tipos, etc.)
  • Automatizar la administración de las tareas principales de un almacén.
  • Determinar cuáles son los productos que más se venden.
  • Establecer que productos no se venden o quedan en existencia.
  • Saber qué es lo que verdaderamente le conviene vender a la empresa.
  • Ofrece indicadores para elevar las ventas, de acuerdo a lo que ofrecen los proveedores.
  • Evitar el registro de mercancías perdidas.
  • Tener un control de la distribución.
  • Efectuar reportes generales de ventas y del trabajo de logística.
  • Realizar proyecciones a futuro.

Características de los programas para inventarios

Software de gestión de inventarios existen muchos en el mercado. Ahora bien, no todos son iguales. La diferencia está en ofrecer más o menos funcionalidades. No obstante, un programa de esta categoría que sea de calidad debe cumplir con algunas de las siguientes funciones:

  • Registro y control del inventario en línea. Posibilita la administración y revisión sistemática del inventario físico y real en todos los canales de ventas de la compañía.
  • Previsión de la demanda. Hace posible planificar lo que se debe solicitar para gastar los recursos cabalmente.
  • Integración de sistema contable. Añade los gastos del inventario y permite realizar un seguimiento de todos los otros gastos comerciales que están fuera del catálogo.
  • Código de barras y escaneo. Ayuda a tener el intercambio de datos electrónicos. También permite el seguimiento virtual de los datos de pedido. Contribuye a gestionar el inventario completo, el almacén y los envíos.
  • Soporte para productos empaquetados. Se usa para tener el control de los productos vendidos a modo de kit o paquete.
  • Seguimiento de lotes. Permite hacerle seguimiento a un tipo específico de artículos que están en stock.
  • Reposición automática. Creación automática de órdenes de compra basadas en las demandas de pedido. Esto también asegura que se pueden eliminar existencias y exceso de existencias.
  • Reportes. Ofrecen datos de oferta y demanda de productos. A la par, se puedes determinar qué productos son más rentables y también descubrir las tendencias de ventas.
  • Seguridad. Debe garantizar la protección de los datos contra robo o piratería. Además, es preciso que pueda brindar un registro de copias que impidan la perdida de la información.
  • Escalabilidad. Es importante que un software como este se pueda adaptar para crecer de la mano con la compañía. Esto es lo que permitirá a que pueda manejar un inventario mayor, más usuarios y admitir más actualizaciones.

Beneficios del software de inventario

¿Qué ventajas brinda el uso de un software de inventario? Pues, son varias. Entre ellas se puede mencionar que hace posible:

  • Control total y eficiente del inventario.
  • Reducir los errores manuales y laborales.
  • Obtener información del inventario en tiempo real.
  • Mejorar la eficiencia del manejo de existencias.
  • Optimizar el flujo de trabajo logístico.
  • Ahorrar costos en la agilización de los procesos del inventario.
  • Realizar promociones y descuentos de forma más efectiva.
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