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Guía de compra para Software ERP

La gestión empresarial es un factor determinante de la rentabilidad. Una empresa tiene éxito no solo por la calidad de los productos o servicios que vende, sino por la economía en la producción y administración. La optimización de los recursos disponibles contribuye a que la inversión rinda al máximo.

Por lo tanto, es un área que requiere de atención y de inversión. La tecnología se ha ocupado de proveer soluciones para la gestión que la simplifican, reducen errores, tiempo, esfuerzos y costes.  Disponer de un sistema de gestión ERP aumenta la efectividad, asegura el control y permite detectar oportunidades de negocio.

¿Qué es un ERP?

Un ERP es un software que integra en un solo sistema de planificación de recursos empresariales. Una definición sencilla y clara que habla de la función primordial: la centralización de las operaciones al servicio de la economía y la productividad.

La definición de ERP se refiere a Enterprise Resource Planning. Las siglas en inglés designan el concepto de sistema de planificación de recursos empresariales. Y eso es, precisamente, un sistema de planificación de recursos empresariales: un programa integrado por funcionalidades que permiten la planificación de los recursos para que rindan al máximo con el menor coste. 

¿Cómo funciona un ERP?

Un ERP funciona en base a operaciones de registro, almacenamiento e integración de datos generados por la empresa. Se integra con aplicaciones o módulos, cada uno de los cuales atiende a un área diferente.

La centralización de los datos permite su empleo en múltiples operaciones que los requieran. La información así centralizada perfecciona la coordinación, las automatizaciones y la toma de decisiones. Los procesos se potencian y  la productividad crece.

¿Cuáles son las funciones de un sistema de gestión ERP?

No todos tienen exactamente las mismas funcionalidades. Hay algunos software ERP gratuitos y otros pagos. La elección dependerá de las características de la empresa que lo instalará, de sus necesidades y recursos.

En general, existen algunas funcionalidades básicas, que, en la mayoría se integran en módulos. ¿Cuáles son?

ERP para Finanzas

Es un área de la empresa que debe estar integrada en el ERP. Con esta funcionalidad se gestiona fácil y directamente toda la actividad y el rendimiento económico de la empresa. La contabilidad, cobro y pagos de facturas, balances, impuestos, todo está centralizado en un buen sistema de gestión ERP. También hace posible controlar en cualquier momento el flujo de caja.

ERP para Compras – Ventas

Es un área clave de cualquier empresa. Esta funcionalidad permite planificar la actividad comercial. Generalmente atiende a los movimientos a nivel global, pero también maneja la información por períodos de tiempo, por vendedor, por sucursal. Gestión de proveedores, circuito de ventas, tarifas, informes de compras y ventas, todas son operaciones que se centralizan en el sistema ERP. Además, facilita el control y el conocimiento del estado de situación en tiempo real.

ERP para gestión de Inventario, logística y gestión de almacenes

La organización y el control de los almacenes es muy importante para reducir la fuga de recursos y pérdidas de productos.  Un ERP mantiene el inventario al día y permite conocer en todo momento qué hay y qué falta. Se evitan problemas con los clientes, se pueden anticipar las compras y la producción, y se mejora la productividad.

ERP para Administración de proyectos

La gestión de proyectos es un tema que ocupa mucho tiempo en las empresas.  Un sistema de gestión ERP controla el avance de cada proyecto, los costes en cada etapa, la situación de cada empleado involucrado. Un proyecto mal gestionado puede arruinar las relaciones con los clientes y provocar grandes pérdidas, por lo que ayuda con un sistema de planificación de recursos y procesos empresariales.

ERP para Gestión de personal

Las nóminas y los cálculos de compensaciones y beneficios son un tema que merece atención. Si los empleados se sienten bien tratados, se evitarán conflictos. Los errores en esta área seguramente ocasionarán problemas.  Un ERP que dispone de un módulo de gestión de Recursos Humanos permitirá atender este sector tan sensible de la empresa de acuerdo con la normativa legal vigente.

Integración del ERP y el CRM

Un ERP cumple funciones diferentes al CRM. Sin embargo, son complementarios y la integración entre ambos resulta muy útil.  Si la empresa dispone de un CRM podrá integrar su ERP y tendrá una solución muy poderosa y eficiente.

Caracteristicas de un Software ERP

Además de los módulos que determinan las aplicaciones, hay otros factores que determinan la utilidad y practicidad del uso del ERP, quizás quieres saber cúal es el mejor erp para pymes o para grandes empresas, pero momento... para eso te recomendamos analizar sus características:

  • Escalabilidad

Un ERP escalable acompañará el crecimiento de la empresa.  En un comienzo, se comenzará instalando y trabajando con los módulos que la empresa necesite en ese momento. Pero a medida que cambia, que evoluciona y crece, podrá ir adaptando el ERP a esos cambios. A esa adaptación se refiere la escalabilidad.  Por tanto, un software ERP escalable garantiza su vida útil.

  • Flexibilidad

Cuando se pasa de un sistema de gestión tradicional a uno por medio de un ERP, serán necesarias adaptaciones. Ahora bien, ¿se adapta el ERP al sistema de trabajo de la empresa o cambia la empresa su sistema de trabajo para adaptarse al ERP? Sin dudas, un sistema de gestión ERP flexible se integrará a la organización ya instalada en la empresa. Solo exigirá cambios mínimos. La dinámica de trabajo podrá seguir siendo la misma, aunque se tornará más ágil y eficiente.

  • Capacidad de integración rápida y confiable

Cuando una empresa instala un programa ERP para la gestión, comienza el tema de la carga de datos. Probablemente esta información esté disponible en otros programas que la empresa utilizaba. Este traslado de información se llama ‘migración’.

Un ERP eficiente debe integrarse con otros programas de uso común para permitir esa migración.  Además, esta capacidad de integración hará posible la exportación de datos a formatos PDF, Excel, u otros.

  • Servicio de soporte técnico

La disponibilidad de un sistema de apoyo siempre es importante. El acompañamiento a los usuarios, especialmente durante los primeros tiempos, asegurará que entre en acción inmediatamente. Por otra parte, el ERP  puede sufrir desperfectos.  Para que la empresa no se paralice, es imprescindible contar con asesoramiento y resolución de problemas técnicos.

¿Por qué trabajar con un sistema de gestión ERP?

  • Las soluciones ERP han abierto las puertas del progreso a las empresas.  Agilizando la producción, mejorando los procesos, controlando el día a día de cada área de la empresa, se optimiza cada tarea y el rendimiento de cada empleado.
  • La automatización de los procesos economiza tiempo de trabajo. Con menos personal se obtienen mejores resultados. Se reducen los costes, se aceleran los negocios y se favorece la satisfacción de los clientes.
  • Un beneficio muy interesante es la generación de informes que permiten el análisis para la mejora basados en datos.

 

Busco ERP: Los mejores y más usados

Si bien existen sistemas ERP gratuitos, los mejores ERP y más poderosos son los de pago. No obstante, si quieres revisar algunos de los más usados en sus versiones libres o de pago, aquí hay algunas opciones.

Odoo ERP 

Odoo es una solución ERP opensource, esto significa que tiene un código abierto, totalmente personalizable por un experto.

Ofrece un plan gratuito y otro de pago. En su versión libre, ofrece módulos para gestionar las tareas de PYMES, con la posibilidad de ir agregando nuevas funciones de ser necesario.

Repsol o la fábrica Toyota son algunas de las compañías que lo utilizan. 

  • Implementación: On premise o en la nube/cloud.
  • Versiones:Tiene una versión software libre gratis y una versión más completa de pago.

SAP ERP 

SAP ERP es un software de planificación de recursos empresariales desarrollado por la compañía alemana SAP SE. Se trata de uno de los software más usados en el mundo y lidera el mercado de ERP.

Es recomendable para pymes, porque su estructura es modular, es decir, que se puede contratar solo las funciones que necesitas, ganando flexibilidad y ajustando el presupuesto para adquirir solo lo necesario.

  • Implementación: On premise o en la nube/cloud.
  • Versiones: posee una demo gratis, pero todos los planes son de pago.

NetSuite Oracle

Otro de los pesos pesados en la industria del ERP, es NetSuite. Se trata de una solución que pertenece al gigante Oracle, pero que, sin embargo, ofrece herramientas pensadas para pymes.

Las empresas que lo utilizan refieren que es un programa intuitivo y fácil de usar, y puede integrarse con un sinfín de otras aplicaciones. 

Se trata de un ERP pensado para ser empleado en cualquier parte del mundo, por lo que las pre configuraciones existentes para los países son algo reducidas, sobre todo a la hora de realizar los reportes financieros.

Microsoft Dynamics 365

Uno de los mejores ERP es Microsoft Dynamics 365. Es el más elegido en el segmento del pequeño y mediano comercio, aunque su ofrecimiento no es modular. 

Es decir, si se contrata, no solo traerá un ERP, sino también un sistema CRM, y otras herramientas de Microsoft.

Lo anterior tiene sus pros y contras. Entre sus beneficios, puede decirse que contar con toda una integración de soluciones de Microsoft, convierte al software en un sistema muy potente.

Permite integrar la solución con otras aplicaciones de Microsoft como Office 365, Microsoft Power Platform (Power BI, Power Apps o Power Automate) o LinkedIn. Además, incorpora las ventajas de herramientas basadas en IA.

Pero entre sus contras, contar con tantas integraciones lo puede convertir en un software lento de implementar. Puntualmente, porque las integraciones deben realizarse de forma manual.

  • Implementación: ofrece soluciones On Premise y en la nube/cloud.
  • Versiones: los planes son de pago, ofrecen un plan para PYMES básico, que parte desde los 70 USD por usuario, por mes.

Bind ERP

Bind es uno de los ERP más usados, ofrece las principales funciones de un ERP, como ventas, inventario, finanzas y compras.

En México se ha convertido en la solución de gestión de empresas, ya que ofrecen soluciones escalables y que se adaptan a diferentes verticales de la industria, como construcción, distribuidores mayoristas y pequeñas startups.

Una de sus funciones más potentes es el módulo de facturación y administración, que permite emitir facturas desde un portal personalizado.

  • Implementación: ofrece soluciones On Premise y en la nube/cloud.
  • Versiones: los planes son de pago, pueden contratarse de forma trimestral o anual.

Muchas de estas se han convertido en los mejores ERP para empresas, sin embargo, es importante evaluar las opciones de cada país.

 

¿Qué empresas deberían contar con un ERP?

  • El sistema de gestión ERP está pensado para todo tipo de empresas. Autónomos, Pymes, multinacionales, todas se favorecerán con esta solución informática con un software como servicio. 
  • No importa la simplicidad o complejidad de los procesos que involucre, cada una personalizará su ERP con los módulos que estime necesarios.
  • Los sistemas ERP trabajan con inteligencia interna que se aplican en cualquier tipo de organización.
  • Las soluciones ERP permiten a las empresas ingresar al mundo empresarial 4.0, en el que todo está conectado. Se gana en competitividad, y, por tanto, en rentabilidad.

Si tu empresa está estancada o sientes que no avanza lo que esperas, elige tu sistema de gestión ERP. 

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