Las empresas de éxito ––que no son solo las grandes corporaciones, sino también las PYMES–– saben lo importante que es la gestión de proyectos y hacen uso de herramientas de proyectos. 

Aunque existen muchas metodologías para administrar eficazmente un proyecto, todas coinciden en algo: hay un orden para planificar y canalizar procesos, y gestionar equipos de trabajo eficientemente.  

Asimismo, hay etapas que deben cumplirse, y que generalmente se dividen en: iniciación, planificación, ejecución, control y cierre.  

Básicamente, los principios de la gestión de proyectos pueden resumirse así:  

• Primero, la gestión es una metodología. En esencia, hay un marco que permite un uso eficiente del tiempo, pero lo que es más importante: esta metodología / marco ayuda a garantizar que el objetivo de un proyecto se logre realmente. 

• En segundo lugar, debe entenderse que, para que un proyecto sea considerado un proyecto, tiene que haber una "fecha de inicio" y una "fecha de finalización". Si no hay un punto de partida oficial o una fecha específica para finalizar, por definición hablamos de un proceso y no de un proyecto.  

Es importante conocer la diferencia entre ambos conceptos: un proyecto se emprende para cumplir con un objetivo o requisito específico dentro de un período de tiempo dado (como puede serlo una boda o un viaje al Caribe). 

Un proceso, en cambio, consiste en un conjunto repetible de actividades y tareas que se realizan una y otra vez (como cocinar o ir al supermercado).  

Entender esto es haber descifrado los fundamentos de la gestión de proyectos y, siendo así, aplicarlos será muy sencillo. No obstante, cada fase de un proyecto implica realizar actividades y cumplir con requerimientos específicos que pueden ser muy difíciles de concretar sin ayuda de una herramienta especializada.  

Por fortuna, existen los Software de Gestión de Proyectos, plataformas diseñadas para administrar mejor los recursos, alcance y cronograma de actividades de un emprendimiento. De este modo, es posible agilizar los procesos que integran un proyecto ––los cuales, normalmente, tendrían que gestionarse de forma manual, con todo el papeleo y confusión que esto conlleva––. 

Los Software de Gestión de Proyectos también son muy útiles para evaluar el desarrollo de una implementación, medir la productividad de un equipo y hacer cambios sobre la marcha sin que esto afecte, necesariamente, los plazos de entrega ya establecidos.

Para ello, muchos software integran herramientas de visualización como el formato Gantt; además, la mayoría incluye funciones indispensables para la gestión de equipos de trabajo, como mensajería instantánea, asignación e interdependencia de tareas, notificaciones, time tracking y más.  

Al momento de elegir un Software para Gestión de Proyectos, nuestro equipo recomienda escoger una alternativa que ofrezca integración con otras herramientas, como los Software CRM. Esto aporta muchos beneficios adicionales y mejora los procesos internos en una empresa.  

Si es tu primera vez usando un Software de Gestión de Proyectos, nuestro equipo también sugiere que experimentes con una versión de prueba antes de tomar una decisión final. Algunas de las mejores plataformas de gestión incluyen pruebas de 30 o 90 días para que puedes explorar libremente.