Gestión Documental

Gestión documental… Es preciso empezar por responder a la interrogante: ¿qué es gestión documental? Puntualmente, se trata de una serie de pautas que se utilizan para manejar con eficiencia los documentos creados y recibidos en una organización.

Este tipo de gestión debe considerar la recuperación y extracción de información. A la par debe precisar el ciclo de vita del documento y la eliminación de archivos. También debe contemplar la conservación de otros, al menos por un tiempo. Todo esto precisa de procesos que resulten simples y efectivos.

Llevar a cabo la gestión documental de forma tradicional dentro de una empresa significa tener que disponer de grandes archivadores. Esto no resulta muy práctico. Y es que ese mismo espacio en las oficinas podría ser utilizado para otros propósitos.

Otro aspecto de la gestión documental de forma manual es el riesgo de pérdida de información por deterioro o extravío, por más que se cuente con un administrador de archivo bastante eficiente. Considerando que algunos de esos archivos podrían ser vitales para el funcionamiento de la organización una situación como esta podrían tener un costo muy alto.

Asimismo, aunque algunas empresas han optado por la digitalización de documentos que tienen en papel como parte de su gestión de archivos, quizás esto no sea lo más conveniente. ¿Por qué? Es mucha la inversión de tiempo que exige esto.

Afortunadamente, el sector del software ha pensado en este tipo de requerimiento dentro de las organizaciones. Parten del hecho de que es mejor tener el archivo en digital desde un principio. Así, se han desarrollado programas de gestión documental que resultan bastante eficientes y que en combinación con un buen backup pueden ser la solución más viable en todo caso.

Software de gestión documental: ¿de qué se trata?

El sistema de gestión documental también es conocido por el acrónimo de DMS (de su definición en inglés, document management system). Justamente, está diseñado con el objetivo de recopilar y administrar archivos en una organización.  Su propósito es asegurar su estado y mantener control sobre la información que contemplan dichos documentos.

Se trata de una herramienta informática que hace posible organizar documentos digitales (pueden abarcar texto, imágenes y videos). Los coloca en una ubicación centralizada. Por otra parte, permite que estos archivos estén disponibles para los miembros de la organización de forma rápida y simple. Por supuesto, el acceso a esos documentos estará condicionado a factores como la importancia y la confidencialidad.

En la actualidad, existen en el mercado diversas opciones de programas de gestión documental bastante eficientes. La elección dependerá más bien de los requerimientos, características y recursos de la organización que lo empleará.

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¿Para qué sirve un sistema de documental?

Las herramientas de gestión de documentos no son un lujo para las empresas en la actualidad. Ya es más que conocida la frase de “la información es poder”. Las organizaciones deben estar en capacidad de manejarla y protegerla adecuadamente. Además, esto puede influir en el funcionamiento de la empresa cotidianamente.

Los software de gestión de documentos hacen posible que las organizaciones puedan hacerse cargo de sus archivos con la celeridad que exige el mercado actual. Otro aspecto que merece mención aparte es la simplificación no sólo de procesos, también de espacio físico.

En resumen, un sistema de gestión documental permite a una organización:

  • Crear documentos.
  • Resguardar documentos.
  • Generar flujos de control.
  • Agilizar la búsqueda de documentos.
  • Hacer versiones de documentos.
  • Gestionar el acceso a la información.
  • Permitir a los miembros de la organización trabajar en conjunto en un mismo documento.

Características del software de gestión documental

Un software de gestión de documentos de buena calidad debe cumplir con una serie de características y funciones. Entre ellas se pueden mencionar las siguientes:

  • Brindar capacidad de búsqueda. El objetivo de esto es poder encontrar documentos y datos rápidamente.
  • Ofrecer funciones de check-in/check out. Esta función hace posible abrir un documento y bloquear el documento para que nadie pueda realizar cambios simultáneamente.
  • Controlar las versiones. Hace posible guardar diferentes versiones de un documento, para volver a las versiones anteriores si es necesario.
  • Registrar la auditoría. Es el historial que permite visualizar las actividades realizadas en un archivo dentro del software de gestión documental.
  • Señalar el marcado. Significa poder asignar a los documentos una fecha de vencimiento. Al responder a esto el documento se puede eliminar automáticamente o se notifica el requerimiento de su supresión.
  • Permitir anotaciones. Gracias a esto los usuarios añaden o eliminan información sobre un documento sin modificar el original de forma irreversible.

Beneficios del sistema de gestión documental

Hacer uso de un programa de gestión documental permite a las empresas ventajas como:

  • Ahorrar recursos. Evita perder tiempo, espacio y dinero.
  • Contar con una organización de documentos más eficaz. Al centralizar los documentos se tiene más orden.
  • Incrementar los niveles de seguridad y de protección de la información. Estos software contemplan perisologías que preservan la existencia de los archivos.
  • Aumentar la eficiencia del equipo de trabajo. Se trabaja mejor porque se invierte menos tiempo en la búsqueda de documentos.
  • Aprovechar mejor el espacio. Los grandes archivadores quedaron en el pasado con el uso de estas herramientas.
  • Evitar la duplicidad de documentos. Se evitan las copias innecesarias o doble registro de datos.
  • Promover el trabajo en equipo. Al hacer uso de una herramienta como esta es más sencillo compartir documentos y trabajar en ellos de forma conjunta más fácilmente.
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