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Gestión documental… Es preciso empezar por responder a la interrogante: ¿qué es gestión documental? Puntualmente, se trata de una serie de pautas que se utilizan para manejar con eficiencia los documentos creados y recibidos en una organización.

Este tipo de gestión debe considerar la recuperación y extracción de información. A la par debe precisar el ciclo de vita del documento y la eliminación de archivos. También debe contemplar la conservación de otros, al menos por un tiempo. Todo esto precisa de procesos que resulten simples y efectivos.

Llevar a cabo la gestión documental de forma tradicional dentro de una empresa significa tener que disponer de grandes archivadores. Esto no resulta muy práctico. Y es que ese mismo espacio en las oficinas podría ser utilizado para otros propósitos.

Otro aspecto de la gestión documental de forma manual es el riesgo de pérdida de información por deterioro o extravío, por más que se cuente con un administrador de archivo bastante eficiente. Considerando que algunos de esos archivos podrían ser vitales para el funcionamiento de la organización una situación como esta podrían tener un costo muy alto.

Asimismo, aunque algunas empresas han optado por la digitalización de documentos que tienen en papel como parte de su gestión de archivos, quizás esto no sea lo más conveniente. ¿Por qué? Es mucha la inversión de tiempo que exige esto.

Afortunadamente, el sector del software ha pensado en este tipo de requerimiento dentro de las organizaciones. Parten del hecho de que es mejor tener el archivo en digital desde un principio. Así, se han desarrollado programas de gestión documental que resultan bastante eficientes y que en combinación con un buen backup pueden ser la solución más viable en todo caso.

Software de gestión documental: ¿de qué se trata?

El sistema de gestión documental también es conocido por el acrónimo de DMS (de su definición en inglés, document management system). Justamente, está diseñado con el objetivo de recopilar y administrar archivos en una organización.  Su propósito es asegurar su estado y mantener control sobre la información que contemplan dichos documentos.

Se trata de una herramienta informática que hace posible organizar documentos digitales (pueden abarcar texto, imágenes y videos). Los coloca en una ubicación centralizada. Por otra parte, permite que estos archivos estén disponibles para los miembros de la organización de forma rápida y simple. Por supuesto, el acceso a esos documentos estará condicionado a factores como la importancia y la confidencialidad.

En la actualidad, existen en el mercado diversas opciones de programas de gestión documental bastante eficientes. La elección dependerá más bien de los requerimientos, características y recursos de la organización que lo empleará.

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