Gestión de Procesos de Negocio

Gestión de Procesos de Negocios… La gestión de procesos de negocio es conocida por su denominación en inglés como business process management. Pero, más comúnmente, se le denomina por las siglas BPM (acrónimo del término en lengua inglesa).

Ahora bien, ¿qué es BPM? Pues, corresponde a una disciplina enfocada en una gestión empresarial compuesta de metodologías y tecnologías. Específicamente, tiene como objetivo principal mejorar el desempeño, para alcanzar la eficiencia de los procesos de negocio de una organización.

El BPM propone el diseño, modelado, organización, documentación y optimización. Todo esto debe ser constante para que obtener los resultados esperados. Es por esto que puede ser descrito como mejora continua de procesos.

Asimismo, el BPM representa una serie discreta de actividades. Puede incluir personas, aplicativos, eventos de negocio, pasos, tareas y organizaciones.

Software de gestión de procesos de negocios: ¿qué un BPM?

Ahora bien, un software especialmente diseñado bajo la denominación BPM es necesario para alcanzar estos desafíos, porque es lo que servirá como plataforma para poner en marcha la gestión de procesos de negocios.

Indudablemente, gracias a una herramienta de este tipo se integra recurso humano, contenido y aplicaciones empresariales, para conseguir un abordaje centrado en procesos y equipos multifuncionales.

Generalmente, las soluciones informáticas de BPM son amigables, intuitivas y enfocadas en las personas. Y es que, precisamente, están hechas para atender al concepto que las rige y estimular la mejora continua de los procesos de toda la organización.

Una herramienta de BPM administra todas las etapas de su ciclo de vida. En otras palabras, permite manejar desde el modelaje y optimización hasta la automatización, ejecución y monitorización.

Al ofrecer un mejor entendimiento del negocio, eficacia en los procesos y un impacto positivo sobre la planificación estratégica, un software de este tipo hace posible que el equipo humano sea más productivo, mejore la dirección de actividades complejas y se apoye la realización de los objetivos en datos conseguidos en tiempo real.

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¿Para qué sirve un software de gestión procesos de negocios (BPM)?

Comúnmente, una herramienta informática de BPM es utilizada para:

  • Automatizar tareas repetitivas para liberar al personal para realizar otras labores de mayor valor añadido.
  • Aplicar el modelo de negocio a los procesos.
  • Obtener datos estadísticos que permitan el análisis de la gestión de los productos y servicios.
  • Potenciar el trabajo en equipo entre departamentos.
  • Mejorar la comunicación entre el personal.
  • Mantener sincronizadas a todas las personas involucradas en cada proceso.
  • Indicar rápidamente los procedimientos incompletos en cada proceso.
  • Incorporar documentos e información requerida para el flujo de trabajo, en el momento preciso y al departamento o persona adecuados.

Funciones del software de gestión de procesos de negocios (BPM)

No todos los software de BPM son iguales. Pero aquellos que logran entrar en el estándar de buena calidad deben cumplir con algunas de las siguientes funciones:

  • Modelado de la arquitectura empresarial. Permite el diseño de los procesos de la cadena de valor end-to-end, con independencia de los departamentos, tareas o proyectos involucrados.
  • Integración de la gestión de proyectos. Se trata de compartir información y recursos para que los equipos de trabajo sean más eficientes en el manejo de los tiempos de ejecución.
  • Captación de datos y análisis. Contribuye con el manejo analítico y predictiva de la información. Esto abarca búsqueda de datos y la posibilidad de generar informes y gráficos en tiempo real.
  • Funciones colaborativas. Brinda la posibilidad de efectuar foros de discusión, acceder a documentos de forma compartida o la ejecución de tareas en equipo, gracias a interfaces que sean amigables y de fácil acceso.
  • Ejecución on-premise o en la nube. Debería adaptarse a ambos entornos y garantizar que se pueda realizar la transición de uno a otro.
  • Medición y seguimiento de KPIs. Poder evaluar los llamados key performance indicator en tiempo real sirve para ejecutar una mejor toma de decisiones.
  • Gestión documental. Es ideal que pueda permitir esta gestión de forma rápida e intuitiva.
  • Movilidad. La dinámica laboral de hoy exige la adaptación a toda clase de dispositivos móviles para trabajar desde donde sea necesario.
  • Adaptabilidad de casos. Evita que los usuarios sean forzados al uso de unos flujos predefinidos.
  • Visualización de la información. Es preciso que muestre con claridad procesos y procedimientos internos de un negocio, mediante el uso de gráficas y diagramas.
  • Compatibilidad con otras herramientas. Es fundamental que pueda contribuir con el funcionamiento de otros software y viceversa.

Ventajas de utilizar un software de gestión de procesos de negocios (BPM)

El uso de una herramienta informática de BPM puede reportar ventajas como:

  • Ahorrar recursos, dinero, tiempo y esfuerzo.
  • Ver los obstáculos y puntos de mejora.
  • Acrecentar la eficiencia.
  • Incrementar la transparencia en los procesos.
  • Mejorar la comunicación en la empresa.
  • Mejorar seguridad que aporta a su empresa.
  • Proporcionar un mayor control de los procesos.
  • Potenciar la organización.
  • Mejorar de la atención al cliente.
  • Disminuir los riesgos.
  • Comprobar continuamente los niveles de eficiencia de la organización.
  • Aumentar el ROI (return on investment).
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