Gestión de Flotas

Gestión de Flotas… Primeramente, es preciso responder a la pregunta: ¿qué es la gestión de flotas? Sencillamente, se trata del proceso que consiste en la gestión de los vehículos de una organización.

Asimismo, este conjunto de prácticas incluye funciones referidas al financiamiento, control de flotas y sistemas telemáticos. También implica rastreo satelital, localizador GPS (del inglés, global positioning system o en castellano sistema de posicionamiento global). A la par, mantenimiento de flotas, empresa de transporte, conductores, control del gasto de combustible y seguridad.

La gestión de flotas tiene como objetivo principal reducir o eliminar los riesgos asociados que puede representar para una organización hacer una inversión en vehículos. La idea es poder aumentar los niveles de eficiencia en este caso, cumpliendo con la normativa legal.

Este tipo de gestión consta de una serie de tareas y actividades, que deben responder a las directrices de la gerencia general de la organización o del departamento que la coordina. Aunque se rijan por estrictas planificaciones, realizar el conjunto de acciones que conforman el manejo de flotas puede resultar muy engorroso si se lleva a cabo de forma tradicional. Por lo tanto, la respuesta es utilizar un software especialmente diseñado para esto.

Software de gestión de flotas: ¿de qué se trata?

El software de gestión de flotas está diseñado para realizar de una forma más eficiente la administración y el control de las flotas. Esto implica localización, estado y mantenimiento.

Este tipo de herramienta informática permite la gestión de todo el ciclo de vida del vehículo. Esto quiere decir que mide su utilidad desde la compra hasta su descarte. A la par, este tipo de software puede manejar otros aspectos relacionados como la información del perfil de los conductores y los vehículos.

Igualmente, una solución informática como esta puede definir el área de circulación de una unidad de transporte y sus paradas. También puede enviar mensajes a los conductores.

Si bien los sistemas de gestión de flotas eran herramientas solo de interés para las empresas de grandes dimensiones, ya no es así. Ahora, las grandes, medianas y pequeñas empresas reconocen su utilidad. No dudan en hacer una inversión e este tipo, porque les ayuda a cuidar su patrimonio.

En el mercado abundan los software de esta categoría. Es posible encontrarlos con más o menos funciones. La recomendación siempre es elegir aquel que se ajuste más a los requerimientos, características, disposiciones y recursos de la organización.

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¿Para qué sirve un sistema de gestión de flotas?

Generalmente, las empresas optan por un software de gestión de flotas para lograr propósitos como:

  • Hacer seguimiento continuo de la ubicación del vehículo y su situación. Para determinar el lugar y la velocidad de la unidad en tiempo real. Esto se logra a través de un sistema GPS. Su objetivo es la seguridad y el control.
  • Obtener información en tiempo real para efectuar un diagnóstico mecánico. Esto se consigue mediante la emisión de reportes que indican estado, kilometraje y nivel de combustible. Permite la aplicación del mantenimiento a tiempo.
  • Definir perfiles del conductor y del vehículo para garantizar el correcto uso de la unidad. El objetivo es que la unidad sea utilizada en el área y para los fines acordados. Y es que un sistema de este tipo puede detectar cambios y pone en alerta a la empresa.
  • Con propósitos administrativos y para agilizar trámites. El sistema ayuda a registrar y obtener información sobre el vehículo en tiempo real, lo que es útil al tramitar pólizas de seguro y responder con rapidez al ocurrir siniestros o incidentes.

Característica del software de gestión de flotas

Como sucede con otros tipos de software, existen diversas opciones de software de esta categoría en el mercado y no son iguales. Aunque responden al mismo propósito, no todos tienen las mismas funciones.

Un sistema de gestión de flotas de calidad debe cumplir al menos con algunas de las siguientes características:
  • Escalable. Una empresa que cuenta con unidades de transporte puede aumentar su número y una herramienta de este tipo debe poder adaptarse a eso.
  • Amigable. Recabar datos y convertirlos en información útil no debe ser un asunto complicado.
  • Multidioma. Esto permite trabajar con el software en cualquier idioma. Sobre todo esto de gran utilidad cuando la empresa tiene sedes en otros países en los que se habla un idioma diferente.
  • Fiable. Ofrecer notificaciones en tiempo verdaderas y en tiempo real.
  • Preciso. Al punto de poder establecer indicadores que se puedan comparar en el caso de varias unidades. Esto incluye la posibilidad de ofrecer completos reportes.
  • Vigilante. Debe contar con la funcionalidad que permita el seguimiento y control de las unidades. Por lo general, se vincula con el sistema GPS.
  • Previsor. La información que se puede recopilar a través de este tipo de sistema puede permitir diagnosticar fallas con antelación y contribuir a un mejor mantenimiento.
  • Seguro. El software puede detener el funcionamiento del vehículo si se detecta alguna irregularidad en sus indicadores.

Beneficios del sistema de gestión de flotas

Un software de este tipo hace posible obtener ventajas como las siguientes:

  • Evitar robos y pérdidas, así como brindar seguridad a los conductores, gracias al seguimiento efectivo de las unidades en grupo y de forma individual.
  • Contar con un mantenimiento más efectivo al conocer el estado de los vehículos
  • Efectuar una mejor detección de fallas a tiempo y reducir el tiempo de paralización de la unidad.
  • Mejorar la productividad y la calidad del servicio que presta la flota a la compañía.
  • Aumentar la rentabilidad de las unidades de transporte que conforman la flota.
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