Gestión de Activos TI

Gestión de Activos TI … Para empezar, es preciso definir a que se refiere este término. Específicamente, la Asociación Internacional de Gerentes de Activos de TI (IAITAM- International Association of IT Asset Managers) tiene una clara definición al respecto.

IAITAM señala que la gestión de activos de TI o ITAM (del inglés IT Asset Management) es “un conjunto de prácticas de negocios”. Además, apunta que incorpora los activos TI a las unidades de negocios dentro de la organización.

Este tipo de gestión se aplica al manejo del ciclo de vida de los activos de TI. Esto quiere decir que también abarca la toma de decisiones, tanto tácticas como estratégicas. Por lo general, la gestión de activos TI va de la mano con las responsabilidades financieras. También abarca las contractuales, de inventario y de gestión de riesgos.

Asimismo, es importante acotar que la gestión de activos de TI comprende  todos los elementos de software de la empresa. A par, incluye los de hardware ubicados en el entorno de la organización.

De igual forma, también suele llamarse a este conjunto de prácticas gestión de inventarios de TI. Esto se debe a que implica recopilar información detallada acerca de la existencia de hardware y de software. Esos datos se usan posteriormente para tomar decisiones sobre las compras y el uso que se les da a dichos activos.

Los activos de hardware corresponden a computadoras, redes, servidores, e impresoras. También copiadoras, teléfonos fijos y móviles. En el caso de algunas industrias, el hardware incluye automóviles, camiones y todo lo referido a TI. En cuanto a los activos de software, se trata de: licencias, programas, cuentas de usuario, etc.

Software de gestión de activos TI: ¿de qué se trata?

Ahora bien, no es recomendable llevar a cabo la gestión de activos  TI de forma manual. Eso si realmente la meta es lograr que sea eficiente. En este punto entra en juego el sector del software. Este ha creado soluciones informáticas bastante efectivas en este caso, como lo ha hecho en otros sectores empresariales.

Definitivamente, al usar este tipo de herramientas, gestionar servicios de TI, inventario de computadoras y activos de información, entre otros aspectos contemplados en esta área, no tiene por qué ser sinónimo de complicación.

Los software de gestión de activos de TI hacen posible llevar registros electrónicos y de metadatos destinados a apoyar las labores de seguimiento, clasificación y control de este tipo de bienes de la empresa. A la par, permiten manejar la depreciación, uso y ciclo del hardware y software.

Como ha sucedido con otras categorías de software, los referidos a la gestión de activos de TI pueden manejarse in situ o desde la sede la empresa. Pero también existen esas herramientas que hacen posible guardar y acceder a la información desde la nube, lo que ayuda a que sus usuarios puedan trabajar desde cualquier parte, siempre y cuando tengan conexión a Internet.

Pueden hallarse versiones de software de gestión de activos de TI de distinto tipo: las que exigen el pago de licencia, las gratuitas y las que ofrecen opciones de prueba. También están las desarrolladas de forma exclusiva para adaptarse a las necesidades particulares de una organización. A estas se suman las de software libre y las de código abierto.

La elección del software debe enfocarse en la medida de lo posible en los requerimientos de la organización. También deben considerarse los recursos con los que cuente para apoyarse en una herramienta de este.

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¿Para qué sirve un software de gestión de activos TI?

Puntualmente, una herramienta como el software de gestión de activos de TI se emplea para:

  • Registrar los dispositivos de la organización.
  • Identificar las ubicaciones los dispositivos.
  • Comparar los activos TI con las licencias de uso, usuarios activos e inactivos.
  • Analizar el rendimiento de los activos TI.
  • Programa los procesos de mantenimiento.
  • Calcular el deterioro de los activos TI.
  • Controlar el inventario de activos de TI.
  • Predecir los costos del gasto de TI.
  • Identificar unidades críticas en la planeación de proyectos de TI.
  • Resolver la discontinuidad del conocimiento originado en la rotación del personal.
  • Asegurar el cumplimiento de TI al contar con un inventario cabal.
  • Ofrecer una visión sobre los activos utilizados en cualquier requerimiento.

Características del software de gestión de activos de información

Un software de gestión de activos de TI de buena calidad puede cumplir con algunas de las siguientes características:

  • Mantiene actualizada la información de los activos de TI.
  • Permite llevar el registro y gestión de los puestos de trabajo y de los dispositivos de red dentro de la organización.
  • Ofrece detección en base a agentes y detección sin agentes.
  • Revela el incumplimiento de licencias y el uso de software no autorizado.
  • Envía alertas por correo electrónico cuando se incumple con las licencias.
  • Mide el uso de las aplicaciones como parte de la gestión de licencias.
  • Registra los tipos de licencia más comunes de forma predeterminada.
  • Define una lista de verificación del software que cumple con la licencia.
  • Contribuye con la gestión de compras: emite órdenes y registra los detalles más importantes.
  • Permite realizar la gestión del ciclo de vida de los activos completamente.
  • Emite informes sobre el estado real de los activos con datos obtenidos en tiempo real.
  • Ofrece información sobre la propiedad de los activos de TI y del inventario tanto del hardware como del software.
  • Almacena y canaliza la administración, desde un solo lugar, de todos los elementos de la configuración: instalaciones de software, TI, servicios, personas, documentos, etc.

Beneficios del software de gestión de activos de TI

El uso de un software de gestión de activos TI puede traducirse en ventajas como:

  • Potencia la calidad de los servicios de TI.
  • Mejorar el uso de los activos.
  • Ahorra dinero en adquisición, instalación y mantenimiento de la tecnología.
  • Permite tomar mejores decisiones de compra.
  • Define los planes de redistribución de activos.
  • Eleva el conocimiento con respecto al costo, garantías, contratos de mantenimiento, etc., asociado a los activos.
  • Mejora los procesos de retiro y disposición.
  • Contribuye al cumplimiento de las licencias de software.
  • Minimizar riesgos con software actualizado.
  • Ayuda a cumplir con los requerimientos regulatorios.
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