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Software Formularios

Formularios … Primeramente, es preciso responder a la preguntas: ¿qué son los formularios? ¿Para qué sirven los formularios? Pues, sencillamente es lo que siempre se ha entendido como tal.

Un formulario es una plantilla que debe ser llenada con determinadas informaciones. Su finalidad es la realización de algún trámite. Los datos a introducir en sus espacios en blanco dependen de su propósito.

Asimismo, existen diferentes tipos de formularios o forms. Existen aquellos impresos y también están los formularios online. Específicamente, cuando se habla de diseño de formularios, sobre todo digitales, se pueden clasificar en:

  • Tabular: tiene estructura de tabla, registros en fila y campos en columnas.
  • Columna simple: los campos de un registro están en una sola columna.
  • Principal – subformulario: implica usar varias tablas en un mismo formulario.
  • Automático: presenta un formulario casi inadvertidamente.
  • Gráfico: abre el asistente para gráficos.

Software de formularios: ¿de qué se trata?

Este tipo de herramientas informáticas tienen como objetivo crear una tabla con un conjunto de casillas. Se pueden agregar a una página web. Su objetivo es el mismo que aquel que se presenta en papel: recoger datos que introduce el usuario para luego procesarlos.

Generalmente, estos software crean estructuras con dos partes. Permiten desarrollar un interfaz o página con la estructura de campos, etiquetas y botones, que son visibles para los usuarios. A la par, está el programa o script que procesa esa información.

En la actualidad, el sector del software ofrece diversas opciones en esta categoría. Existen soluciones de este tipo que exigen licencia, del tipo libre y gratis. De esta manera, empresas grandes, medianas y pequeñas, incluso, emprendedores pueden acceder a estas herramientas de acuerdo a sus requerimientos y posibilidades.

¿Para qué sirve un software de formularios?

Si bien por mucho tiempo los formularios de papel fueron una solución que a la hora de recopilar datos de forma sencilla y clara, su gestión de forma tradicional es un proceso que toma tiempo, representa esfuerzo y resulta costoso.

En la actualidad, los formularios siguen siendo para la mayoría de las organizaciones útiles para recabar información sobre clientes, empleados, proveedores y contratistas.

Los formularios hacen posible recopilar las informaciones que deben ser procesadas, garantizadas y utilizadas para llevar a cabo una variedad de objetivos.

Ahora bien, procesar la información obtenida con estos formatos ya no tiene por qué ser una complicación. Justamente, los software de formularios sirven para simplificar este proceso de captación de datos, para contribuir a un mejor procesamiento y análisis posterior.

Funciones del software de formularios

No todos los software para gestionar formularios son iguales. Unos ofrecen más funciones que otros y dependiendo de esto serán más o menos eficientes.

Una herramienta informática de calidad enmarcada en esta categoría debe ser capaz de cumplir con algunas de las siguientes funciones:

  • Presentar la información de forma centralizada.
  • Permitir a los usuarios acceder al conjunto de formularios, cuadros de mando e indicadores sin dificultad.
  • Admitir niveles de acceso.
  • Ofrecer un flujo de trabajo dinámico y adaptable.
  • Mostrar la trazabilidad de cada actor del flujo de trabajo.
  • Ser multilingüe.
  • Proporcionar alertas, avisos y seguimiento de indicadores.
  • Actualizar la información en tiempo real.
  • Realizar distintos tipos de formularios.
  • Personalizar el contenido de los formularios.
  • Hacer posible el tratamiento electrónico de registros.
  • Contribuir a gestionar la información obtenida a través de cuadros de mando y gráficos.
  • Interactuar con otras bases de datos.
  • Brindar la posibilidad de importar y exportar datos.
  • Ser compatible con dispositivos móviles.

Ventajas de utilizar un software de formularios

Hacer uso de un software para realizar formularios representa poder contar con beneficios como:

  • Obtener información legible y precisa. Se evita el malentendido que puede producirse como consecuencia de la mala caligrafía, fallas en la captación de la información o manchas en el papel.
  • Preservar la información. Los formularios físicos se pueden perder, pueden quedar incompletos, o pueden tener información equivocada.
  • Revisar la información a tiempo. El formulario digital permite la revisión de los datos en tiempo real.
  • Acceder a la información desde cualquier parte. Si el software permite guardar la información en la nube, no será necesario limitarse al trabajo únicamente desde la oficina.
  • Disponer de más espacio físico en la oficina. Contar con un software de este tipo permite digitalizar la información y no tener que instalar archivadores físicos.
  • Ahorrar en recursos económicos y humanos. El proceso de captación y análisis de datos no precisa tanto personal ni tanto presupuesto.
  • Promover el trabajo en el equipo. Permiten trabajar en forma colaborativa. Ayudan a compartir los indicadores, tener retroalimentación y corregir errores.
  • Contribuir con el ambiente. Usar menos papel es adoptar un estilo que definitivamente es más ecológico.

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