Facturación en línea … Se denomina software de facturación (online y offline) a un programa informático que hace posible manejar de forma automática el envío y recepción de facturas, ya sea de productos o servicios, entre empresas o entre empresas y particulares.
Comúnmente, los software de facturación son herramientas que permiten gestionar facturas generadas por procesos de ventas y compras. No obstante, esto no es lo único que hace un programa de facturación online. También emite otros documentos propios de una transacción comercial.
En general, un software de facturación electrónica puede tener diferentes funcionalidades. Un sistema de facturación electrónica es capaz de trabajar desde una computadora instalada in situ. Pero también están aquellos que hacen posible la facturación web.
Software de facturación electrónica: ¿qué modalidades ofrece el mercado?
En el mercado, existe una gran variedad de opciones en la categoría de programa de facturación (online y offline) en modalidad gratuita. Además, están aquellos que permiten hacer factura web o a nivel local en versiones de prueba, lo que ayuda a determinar sus potencialidades antes de tomar una decisión con respecto a su adquisición.
Obviamente, los programas de facturación en línea que exigen el pago de una licencia son los que brindan una gama de funcionalidades mucho más amplia.
Del mismo modo, la mayoría de estos programas para hacer facturas poseen aplicaciones. Esto ayuda a manejar los procesos desde dispositivos móviles, ya sean teléfonos inteligentes o tabletas.
Asimismo, vale decir que hacer factura (online y offline) con una solución de este tipo ya no es asunto solo de las empresas de gran tamaño. Las compañías medianas y pequeñas, así como los profesionales independientes, pueden contar con un software de Facturación Electrónica que se ajuste a sus requerimientos.
Características del software de facturación
Los programas para hacer factura (online y offline) poseen características que pueden variar de una versión a otra. No obstante, aquellos de buena calidad coinciden en:
- Brindar seguridad para los datos. No cualquiera debe ingresar a la información que se maneja con estas soluciones informáticas. Debido a esto poseen ciertos protocolos para el resguardo de la información. Además, cuentan con opciones con el hackeo, virus informáticos, etc.
- Ser intuitivo. Las soluciones de factura electrónica (online y offline) suelen ser usadas por empleados que no posean amplios conocimientos tecnológicos, así que su uso es sencillo.
- Permitir la integración con otros programas. Los software para generar factura (web u offline) pueden conectarse con otras soluciones y aplicaciones utilizadas para otras actividades relacionadas dentro de la empresa.
- Contar con soporte. Estos programas son de mucho uso. Por lo tanto, es importante que cualquier inconveniente sea resuelto lo antes posible.
- Admitir la escalabilidad. Se adaptan al negocio en la medida en la que este crece y aumenta su número de clientes.
- Hacer posible la migración de datos. Llevan a cabo la importación y exportación de información para poder compartirla y analizarla.
- Ser multilingüe y adaptarse internacionalmente. Estos programas están diseñados para poder ser utilizados en distintos países y por usuarios que hablan distintos idiomas.
- Ofrecer tutoriales. Presentan guías escritas y audiovisuales para conocer su uso hasta el más mínimo detalle.
- Carácter de multiplataforma. Pueden ser utilizados en distintas plataformas: Linux, Mac y Windows.
- Tener funcionalidades imprescindibles en su formato estándar. Cuentan con un cierto número de funcionalidades indispensables para el departamento contable y de facturación que se puede ampliar al adquirir una versión premium.
Beneficios del uso de un software de facturación electrónica
El software de Facturación Electrónica brinda diversas ventajas. Entre los beneficios que ofrece una solución informática como esta se cuenta que:
- Reduce tiempos: automatizar procesos que se realizan manualmente significa ganarle al reloj.
- Ahorra dinero: al disminuir la inversión en personal, papel, copias y almacenamiento, los costos bajan.
- Mejora el control: hace posible ver las facturas en tiempo real, lo que acelera su gestión y contribuye a realizar una supervisión más efectiva.
- Eleva los niveles de satisfacción del cliente: procesos más diligentes, permiten respuestas más rápidas y eficientes. Por lo tanto, los clientes están más contentos con el servicio.
- Agiliza la realización de pagos: una facturación más rápida posibilita que responder a las deudas pueda efectuarse a tiempo o antes.
- Incrementa la productividad: entregar las facturas más rápidamente y saber que fueron recibidas reduce el número de llamadas y de emails enviados para confirmar su entrega.
- Contribuye a mantenerse dentro del marco legal: este tipo de soluciones se ajusta a las exigencias legales y contribuye a cumplirlas.
