Diagrama de Gantt

Diagrama de Gantt … Primeramente, es preciso responder puntualmente a la pregunta: ¿qué es un diagrama Gantt? Sencillamente, esta herramienta visual es empleada en la planificación y programación de actividades o tareas sobre una línea del tiempo.

El diagrama Gantt, creado por Henry Laurence Gantt, permite visualizar la duración y el comienzo de cada actividad de un proyecto. Esta gráfica hace posible que se lleve el control de la planificación del trabajo.

Este tipo de gráfico, fácil de interpretar, goza de cierta popularidad. Sobre todo, es muy usado por aquellos que se dedican a la gestión de proyectos. Y es que hace posible que el proyecto se divida en actividades o tareas.

Un diagrama de Gantt puede ser una potente herramienta de gestión de proyectos complejos. Para lograrlo se recomienda sumar técnicas basadas en revisión y evaluación de programas. Estas últimas también se conocen como PERT (program evaluation and review techniques, en inglés).

Asimismo, el diagrama de Gantt se puede combinar con el Método de la ruta crítica o CPM (critical path method, en inglés). Especialmente, esto es aconsejable cuando se trata de proyectos que no resultan sencillos de ejecutar.

Ahora bien, ¿cómo hacer un diagrama de Gantt? Pues, para realizar un diagrama de este tipo es preciso hacer una lista de todas las actividades de un proyecto. Su diseño debe ser lo más esquemático posible.

Asimismo, se puede crear y mantener actualizada otra versión del diagrama más detallada para la persona que ejecuta el proyecto.

El diagrama de Gantt suele ser usado con mucha frecuencia por pequeñas y medianas empresas. Esto se debe a que este tipo de gráfico es sencillo, fácil de usar y su costo es bajo.

Software de Diagrama de Gantt: ¿de qué se trata?

Es posible elaborar un diagrama de Gantt con una hoja de cálculo. Para esto, determinadas celdas se marcan para formar la representación de cada tarea. Existen macros para automatizar esta elaboración en MS Excel y Libre/OpenOffice Calc. Pero es mejor usar un software especialmente diseñado para esto.

Es posible encontrar en el mercado herramientas de gestión de proyectos,  que utilizan el diagrama de Gantt como pantalla principal.

Este tipo de herramienta informática, que suele exigir el pago de una licencia, suele ser muy amigable. Solo se introducen las tareas. Sus procesos son capaces de producir una representación de dichas actividades dentro del formato del gráfico de Gantt.

Vale decir que también existen software de esta categoría en formato libre y gratis. Igualmente, así como es posible usar herramientas que se descargan en un computador, están las que se usan a través de una página web y el navegador para realizar el seguimiento de proyectos.

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¿Para qué sirven los programas para hacer diagrama de Gantt?

Más allá del objetivo principal de permitir una mejor visualización del proyecto, los software de diagrama de Gantt son usados para:

  • Organizar proyectos complejos.
  • Evitar y controlar el caos.
  • Definir mejor el alcance del proyecto.
  • Entender mejor todas las tareas necesarias.
  • Determinar la prioridad de las tareas.
  • Cumplir con los plazos.
  • Mejorar las actualizaciones de estado.
  • Reemplazar reuniones.
  • Comunicar rápidamente el progreso del equipo.
  • Mostrar las tareas que se han completado.

Específicamente, un software de diagrama de Gantt se puede utilizar en proyectos de:

  • Gestión de la plantilla de empleados: simplifica el calendario de trabajo de los empleados. Apoya el seguimiento de turnos y vacaciones. Muestran la disponibilidad del personal.
  • Programación: se emplea para un calendario diario, mensual o semanal para gestionar mejor el tiempo. Ayuda a estar preparado para los imprevistos. También posibilitan la comunicación visual de los eventos, tareas o viajes.
  • Planificación de eventos: permite crear un solo lugar para todos los detalles del evento. Hace posible mantener informados a los clientes, productores y proveedores. Presenta todas las tareas de planificación. Posibilitan un registro de las tareas cada día.
  • Proyectos de construcción: sirve para organizar todos los detalles del proyecto en un solo lugar. Puede usarse para crear un cronograma de construcción. También se utiliza para identificar los riesgos con tiempo. Favorece la culminación del proyecto de acuerdo al contrato.

Características del diagrama de Gantt: software de múltiples funcionalidades

Básicamente, un software de este tipo debe cumplir con la función de dibujar un diagrama de Gantt sin inconveniente. No obstante, una herramienta informática de este tipo que sea de buena calidad debe contar con algunas de estas otras funciones:

  • Ofrecer cronogramas desplegables basados en un calendario real.
  • Crear tareas y añadir dependencias con un solo clic.
  • Crear y editar diagramas.
  • Colorear y resaltar cualquier aspecto del diagrama o cronograma.
  • Compartir los diagramas con los miembros de su equipo.
  • Brindar a los miembros del equipo la posibilidad de colaborar entre sí.
  • Invitar a cualquier persona a colaborar con el diagrama que se está realizando a través de un email.
  • Comentar y revisar cualquier aspecto del diseño del diagrama.
  • Exportar los diagramas.
  • Publicar e insertar diagramas en páginas web o intranets.
  • Presentar con plantillas y tutoriales.
  • Opciones de estilo y color para dibujar los diagramas.
  • Añadir imágenes e iconos.
  • Permitir un historial de revisión.
  • Notificaciones de actividad.

Software de diagrama de Gantt: programa con fortalezas y debilidades

Así como existen ventajas y desventajas del diagrama de Gantt como tal, el software que le da soporte tiene debilidades y fortalezas.

Como limitaciones se deben considerar:
  • Cuando el proyecto es demasiado complejo, necesariamente debe ser llevado por varias personas que se encarguen de administrarlo.
  • Las barras muestran el tiempo durante el que se realizará un grupo de tareas, pero sin indicar la cantidad de recursos necesarios.
  • Se precisa una actualización constante.
  • Difícil de plasmar en una sola hoja de papel.
Entre las fortalezas se cuentan:
  • Permite aplicar un método funcional, útil y muy visual.
  • Ayuda realizar un seguimiento relativamente sencillo de los plazos previstos.
  • Hace posible reorientar, si es necesario, la programación de tareas inicialmente asignada.
  • Arroja una imagen relativamente simple de un sistema complejo.
  • Contribuye a organizar mejor las ideas.
  • Permite a establecer plazos realistas.
  • Resulta de gran utilidad para otros departamentos no involucrados en el proyecto.
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