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Software Cuentas por Pagar

Software de cuentas por pagar … Para empezar, ¿qué son las cuentas por pagar en materia administrativa dentro de una empresa? Pues, este término se refiere a las deudas que tiene una organización con sus acreedores en lo que respecta a bienes y servicios que se hayan adquirido.

Comúnmente, en el mundo empresarial no se paga de forma inmediata. Las deudas adquiridas deben pasar por los procesos contables para luego responder a los proveedores. Por lo tanto, cuando se reciben productos y servicios para ser pagados a crédito esto corresponde a cuentas por pagar.

En esta materia, se sabe que la gestión es la correcta cuando las deudas pendientes se ajustan a lo adquirido. En otras palabras, el saldo del crédito debe ser equivalente al número arrojado por el total de facturas pendientes que provienen de los proveedores.

Ahora bien, ¿por qué las cuentas por pagar son un asunto de cuidado para cualquier organización? Esto permite evitar multas o intereses por pagos atrasados. De igual forma consolida la relación con los proveedores. ​ A la par, mejora las posibilidades de tener otros créditos. Más importante aún, tener estos asuntos bajo control previene el fraude administrativo.

Ahora bien, atender las cuentas por pagar (pago de servicios, productos y materia prima, entre otros) representa poner en orden facturas y llevar adelante la gestión de pagos. El control de pagos implica tener al día el libro de contabilidad, el libro mayor y el libro diario. El control de cuentas por pagar también representa realizar un cronograma de pagos y efectuar envíos de correos a los proveedores. Además, incluye poder garantizar el anticipo a proveedores y considerar fraccionamientos.

Nada de lo antes mencionado sobre cuentas por cobrar suena sencillo y ciertamente no lo es. Por fortuna, el sector del software ha creado herramientas para tener bajo control los asuntos referidos a cuentas por pagar en las organizaciones.

Software de cuentas por pagar: ¿de qué se trata?

Existen diversos tipos de software de cuentas por pagar. De hecho, es posible encontrar soluciones que están diseñadas para gestionar los procesos de pago de principio a fin. Desde que se realiza la revisión de documentos hasta la confirmación del pago.

Algunas de estas herramientas para manejar las cuentas por pagar hasta poseen un registro de facturas de proveedores. Esto permite efectuar una planificación de pago de pago. Se pueden programar acciones de este tipo y autorizar pagos.

El alcance de una herramienta informática diseñada para gestionar cuentas por pagar dependerá de que tantas funciones tenga. En esto también influirá qué tanta compatibilidad tenga con otros software que utilice la empresa.

Afortunadamente, en el mercado existe una amplia variedad de opciones variedad. Desde aquellas que exigen pago de licencia hasta las gratuitas. También están aquellas personalizadas y otros que ofrecen versiones de prueba.

¿Para qué sirven software de cuentas por pagar?

Más allá de que su objetivo general sea gestionar las cuentas por pagar, un software de este tipo se utiliza para realizar tareas puntuales:
  • Archivar información sobre estas cuentas de la empresa con precisión.
  • Hacer seguimiento de deudas y pagos.
  • Evitar duplicidades a la hora de pagar.
  • Llevar un control de las facturas y determinar cuáles tienen prioridad.
  • Mostrar con claridad las cuentas que se deben pagar y la cifra total.
  • Cruzar la cifra que se tiene al sumar las deudas arrojadas por las facturas con la que se tiene como deuda total para cerciorarse de su exactitud.

Funcionalidades del software de cuentas por pagar

No todos los software de cuentas por pagar son iguales ni funcionan de la misma manera. No obstante, a la hora de adquirir una herramienta de este tipo, lo ideal es que pueda servir para poner en marcha la mayoría de las siguientes funciones:
  • Manejar las compras, los pagos y el historial para cada producto y servicio adquirido.
  • Calcular automáticamente la cantidad a pagar para cada proveedor.
  • Revisar compras, pagos y facturas por pagar a través del libro de cuentas del administrador de cuenta.
  • Evaluar el historial de compras, los detalles de pago y las cuentas por pagar por proveedor en un lapso de tiempo puntual.
  • Mostrar las cuentas por pagar por agente de compras.
  • Marcar la prioridad en tiempo real de los pagos a proveedores, verificar saldos y monitorear los flujos.
  • Tramitar los pagos de acuerdo al método que elija el proveedor: efectivo, cheque, tarjeta de crédito o transferencia electrónica.
  • Cancelar las cuentas en el tipo de moneda seleccionada por el proveedor.
  • Calcular las ganancias y pérdidas de las transacciones.
  • Predeterminar asientos contables por grupos.
  • Invalidar un pago y efectuarlo nuevamente.
  • Imprimir informes y cheques.
  • Configura proveedores atendiendo a los términos que se elijan.
  • Seleccionar las cuentas por pagar para procesar los cheques.
  • Guardar registros de años anteriores para consultarlos con facilidad.

Beneficios del software de cuentas por pagar

Contar con un software de cuentas por pagar ofrece como ventaja automatizar, agilizar y simplificar los procedimientos referidos al área. Pero eso no es lo único. A eso se suma que:
  • Mejora la precisión de informes.
  • Reduce fallas que pudieran afectar la relación con los proveedores.
  • Fortalece la relación con los proveedores.
  • Identifica y calcula la gestión contable de una forma más eficiente.
  • Permite registros contables precisos y estar al tanto de lo que se le debe a los proveedores.
  • Identifica y calcula deudas a corto plazo.
  • Ayuda a que el equipo de finanzas pueda centrarse en actividades estratégicas de mayor valor.
  • Muestra datos en tiempo real para tomar mejores decisiones.
  • Hace posible tener un mayor control sobre las finanzas y el negocio.

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