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Software Cuentas por Cobrar

Cuentas por cobrar … Primeramente, es preciso definir este concepto antes de ahondar en explicar para qué se usa un software de esta categoría. Pues bien, el término se refiere a cartera. Específicamente, las cuentas por cobrar son todas las ventas que efectúa la empresa a crédito.

Definitivamente, las cuentas por cobrar corresponden a un asunto fundamental con respecto a la relación que tiene la organización con otras empresas, entidades o clientes. Y es que son negociaciones a crédito, lo que corresponde a un voto de confianza.

Asimismo, el manejo de cuenta por cobrar abarca factores como: tipos de cuentas por cobrar, facturación, cobranzas, administración  y gestor de cobranza… Cartera vencida, indicadores financieros y CRM… cobranza efectiva, rentabilidad financiera, plan de pagos, entre otros. En otras palabras, no se trata de un asunto tan simple o que se pueda llevar de forma sencilla.

Es fundamental tener claro que estas cuentas por cobrar requieren que la empresa las tenga perfectamente anotadas y registradas. Por ello, es habitual que, en muchos casos, se opte por acometer auditorías para poder comprobar que esas acciones se lleven a cabo correctamente. Y es que administrar correctamente las cuentas por cobrar significa agilizar el cobro del crédito. Por lo tanto, representa el éxito de la empresa.

Afortunadamente, llevar estos asuntos de la empresa de forma cabal, simplificada y ágil es posible. Sobre todo se puede efectuar sin tantos papeleos y archivos físicos. ¿Cómo? Gracias a los software que han sido diseñados especialmente para esto.

Software de cuentas por cobrar: ¿de qué se trata?

En la actualidad, existen herramientas informáticas que hacen de atender estos asuntos empresariales un proceso manejable, cuyos pasos se pueden agilizar y, sobre todo, simplificar. Estas soluciones suelen contemplar otras funciones referidas a la administración de la empresa lo que contribuye a tener las finanzas en orden.

Por lo general, los software de cuentas por cobrar corresponden a sistemas, que de manera útil y sencilla, automatizan todos los procesos referidos a la facturación. Y es que se trata de que la tarea de recaudar capitales pertenecientes a la organización.

Existen soluciones informáticas diseñadas para manejar cuentas por cobrar de diverso tipo. Están las que exigen licencia de uso, gratuitas, con versiones de prueba, de código abierto y de código predefinido. También están aquellas que se desarrollan específicamente para una empresa por razones particulares o porque sus singulares características así lo exigen.

¿Cuál herramienta de cuentas por cobrar es la más efectiva? Siempre será aquella que se ajuste mejor a las características y requerimientos de la empresa u organización que desea incorporarla a su gestión administrativa.

¿Para qué sirven los software de cuentas por cobrar?

Contar con un software de cuentas por cobrar hace posible que una empresa pueda hacer un seguimiento de sus relaciones comerciales a crédito con otras empresas o entidades.

En efecto, no es un lujo, es una necesidad contar con un software de cuentas por cobrar. Y es que ayuda a precisar todos los pagos pendientes que tiene la organización. Esto se debe a que lo común no es que una empresa se maneje con pagos de contado. Más bien la modalidad tiende a ser ofrecer servicios a largo plazo.

Los software de cuentas por cobrar permiten visualizar en un mismo espacio los compromisos que otras empresas y entidades tienen con la organización. Así, pueden auditar todos sus procesos comerciales con dichas compañías, instituciones y particulares. Es una manera efectiva de revisar sus cobros pendientes.

Por supuesto que con estas posibilidades se puede mejorar el rendimiento del negocio y la satisfacción de los clientes. A la par, se pueden fortalecer las estructuras financieras. Esto se debe a que los pagos y movimientos se programan de forma inmediata o lo más rápido posible. También contribuye a esto el envío de las facturas de manera periódica, adjuntando los documentos de las transacciones.

Funcionalidades del software de cuentas por cobrar

No todos los software de cuentas por cobrar son iguales. Pero aquellos que sean de calidad permiten realizar la mayoría de las siguientes acciones:
  • Registrar la información del cliente de forma lógica.
  • Brindar una visualización de la situación actual en la que se encuentren los clientes.
  • Integrar las facturas desde un sistema dispuestos en módulos implementados.
  • Ofrecer una generación de los gastos de penalización sobre los retrasos en el pago.
  • Presentar cálculos de los intereses que se estén retrasando.
  • Permitir una integración automática de los extractos bancarios, así como de las asignaciones de los pagos para hacer expedientes de los clientes.
  • Hacer conciliaciones de las facturas pendientes que estén basadas en la disponibilidad de informes en los pagos.
  • Efectuar el reembolso de sobrepagos a los clientes.
  • Llevar a cabo registros, seguimientos, resoluciones.
  • Precisar el seguimiento automático de las fechas de renta.
  • Enviar recordatorios de pagos a los clientes, así como de las siguientes rentas y demoras.
  • Permitir la segmentación de los clientes partiendo de diferentes criterios, entre ellos, su comportamiento de pago.
  • Realizar domiciliaciones bancarias agrupadas, pagos con tarjetas de crédito o debido agrupadas.
  • Consentir ajustes manuales y automáticos en el saldo de los clientes ajustados a condiciones de autorización.
  • Generar reportes en distintos formatos.
  • Ser compatible con otros programas usados por la empresa, entre ellos, el CRM.

Beneficios del software de cuentas por cobrar

Hacer uso de un software de cuentas por cobrar significa poder contar con una serie de ventajas, entre las que se cuentan:
  • Más control sobre los créditos ofrecidos a otras empresas, entes y particulares
  • Mejor manejo de las facturas emitidas.
  • Eliminar más rápidamente la cartera vencida.
  • Incrementar el número de cobros en tiempo y forma.
  • Tener un control total de la gestión de cobranza.
  • Fortalecer la relación con los clientes y proveedores.
  • Lograr datos más fidedignos en materia de cuentas por cobrar.
  • Mejor visualización de la información y, por ende, una mejor toma de decisiones.

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