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Software Control de Gastos

Control de gastos… Antes de hacer referencia a un software de esta categoría, es preciso responder a qué se refiere este concepto. Específicamente, el control de gastos en el ámbito empresarial se trata de perfeccionar el manejo de los gastos e ingresos de una organización. El objetivo de este proceso es efectuar un seguimiento cabal de ambos aspectos administrativos, gracias a un presupuesto.

Toda organización que tenga como meta crecer debe tomarse muy en serie el control de gastos. Solo así conseguirá un verdadero rendimiento. Ahora bien, en todo este proceso también es fundamental saber diferenciar entre costos y gastos.

Puntualmente, los gastos empresariales son lo que se conoce como directos e indirectos. Por su parte, los costos pueden ser fijos, variables y recurrentes. De igual forma, los costos se definen por el empresarial: ventas, administración y producción.

Finanzas, gastos diarios, control financiero… Recibo de pago, reportes de gastos, auditoría financiera… Consumo responsable, transparencia económica, gastos públicos… Tal vez sea posible para una empresa manejar todos estos asuntos administrativos de manera tradicional y llevar un registro físico.

En los tiempos que corren, no obstante, hacerlo de esa forma resulta un poco lento y engorroso. De ahí la necesidad de utilizar una herramienta informática que simplifique y agilice estos procesos. Es en este punto en el que entra en acción el software de control de gastos.

Software de control de gastos: ¿de qué se trata?

Como su nombre lo indica, la funcionalidad de un software diseñado para manejar gastos es poder tenerlos bajo escrutinio constante. Entre otros aspectos, esta herramienta permitirá organizar los procesos de facturación y evitar anomalías en esta materia.

Contar con una solución informática de este tipo también significa determinar la cantidad de gastos y en qué se utiliza el dinero cuando se trata de esta área administrativa de la organización.

Asimismo, un software de control de gastos es bastante útil a la hora de planificar gastos futuros. Esto se debe a que permite prever algunos comportamientos financieros de la organización y del entorno.

Orden, control y planificación de gastos… Esto es posible gracias a una herramienta de este tipo. ¿Cuál elegir? ¿Cuál es la mejor? Pues, la que se adapte mejor a los requerimientos y a los recursos de los que disponga la empresa.

Afortunadamente, el sector del software ha diseñado diversas opciones en esta materia. Gratuitos, de licencia pagada, con versiones de prueba, de código abierto, de código predefinido… Existe una amplia variedad de software de control de gastos que se pueden utilizar en la actualidad con muy buen rendimiento.

¿Para qué sirven específicamente los software de control de gastos?

Comúnmente, una herramienta informática para control de gastos se emplea para evitar un déficit que arruine el funcionamiento de la empresa. Pero más específicamente se usa para:
  • Gestionar las diferentes variables de gastos.
  • Mantener los registros de gastos al día.
  • Realizar la totalización de gastos con rapidez y de forma oportuna.
  • Disponer de un balance de gastos en tiempo real.
  • Mostrar con precisión en qué se están gastando los recursos.
  • Analizar si esos gastos pueden reducirse o eliminarse.
  • Comparar el dinero que sale con el que ingresa.
  • Reducir los errores humanos en lo que respecta a cifras, fechas o insumos.
  • Automatizar registros.
  • Agilizar los resultados del estudio contable.
  • Acelerar el proceso de control de gastos
  • Integrar el proceso de control de gastos al sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).

Funcionalidades del software de control de gastos

Si bien existen muchas opciones en el mercado con respecto a esta categoría de software, es preciso encontrar uno de calidad que justifique la inversión. Una buena herramienta informática de este tipo debe ser capaz de:
  • Registrar gastos.
  • Ver los gastos de la empresa en tiempo real.
  • Vincular los gastos con proyectos y tareas.
  • Clasificar e identificar el tipo de gasto.
  • Enviar gastos para su aprobación.
  • Definir a un usuario como aprobador.
  • Fijar escalas de los gastos.
  • Determinar presupuestos diarios, semanales y mensuales por tipo de gasto.
  • Definir el tipo de reembolso por tipo de gasto.
  • Enviar de forma automática correos electrónicos y notificaciones.
  • Identificar diferentes monedas de pago.
  • Permitir la conversión a la moneda que se defina como local de forma automática.
  • Determinar un nivel de aprobación de reembolso.
  • Analizar e imprimir los gastos.
  • Exportar datos.
  • Registrar y archivar las facturas de forma digital.

Beneficios del software de control de gastos

Son diversas las ventajas que se obtienen al utilizar un software de control de gastos. Principalmente, se pueden mencionar:
  • Ahorrar tiempo y recursos en el control y gestión de gatos.
  • Automatizar tareas administrativas.
  • Eliminar operaciones anuales.
  • Aumentar la productividad de contables y empleados del área.
  • Incrementar la conectividad de datos en los sistemas contables de la empresa.
  • Aumentar coherencia de datos en los sistemas contables de la empresa.
  • Lograr un mejor almacenamiento de recibos y facturas.
  • Incrementar la recuperación del IVA.
  • Mejor control y cumplimiento de la política de gasto interna.
  • Una mejor toma de decisiones en pro de la productividad y crecimiento de la empresa.

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