Contabilidad

Contabilidad: ¿cómo el mundo del software suma ventajas a esta actividad? Tradicionalmente, el manejo del sistema contable de las compañías era asociado a métodos engorrosos. Y es que requerían de mucha dedicación, paciencia y organización.

Especialmente, el orden era una de las claves más importantes para poder ser eficiente al guardar y encontrar documentos en medio de tantos archivos y papeleos.

Con la llegada de la contabilidad electrónica todos esos adjetivos nada alentadores que caracterizaban a esta área administrativa de las empresas se han ido. Ahora, gracias a la informática, se habla de procedimientos rápidos y efectivos.

En la actualidad, el uso de un programa para llevar la contabilidad se traduce en la sistematización. También es sinónimo de simplificación de las labores del departamento contable de la compañía.

Software Contable: herramienta para agilizar procesos administrativos

Hoy, existe una amplia gama en lo que respecta a la oferta de este tipo de software. Empresas grandes, medianas y pequeñas, así como profesionales independientes, aprecian las bondades de los programas de contabilidad.

¿Qué decir de los programas de facturación? Gozan de cierta popularidad entre las grandes corporaciones, que no lo piensan dos veces a la hora de adquirir una licencia, porque han comprendido sus ventajas.

Las pequeñas y medianas empresas o pymes, con una capacidad de inversión un poco más limitada, también usan herramientas informáticas de facturación, más simples, económicas y hasta gratuitas, que les permiten acceder a los beneficios de la tecnología con respecto a esta labor.

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¿Para qué sirve el software contable?

Ahora bien, ¿por qué adquirir un software contable? Pues, un programa informático de este tipo sirve para registrar y procesar las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva.

Una solución informática de esta categoría permite manejar las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Además, ayuda a gestionar el control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, entre otros.

Lo mejor de todo es que este tipo de solución informática solo requiere de ingresar la información, como las pólizas contables, ingresos y egresos, entre otros datos, para que sean efectuados los cálculos requeridos.

  • Generalmente, un software de este tipo contribuye a:
  • Centralizar y simplificar la información y los procedimientos para su control.
  • Hacer seguimiento y control de las obligaciones contables, legales y fiscales.
  • Supervisar ingresos y egresos para verificar el estado financiero de la empresa.
  • Elaborar informes o reportes destinados a ofrecer datos concretos para la toma de decisiones.

¿Cómo funciona el software contable?

El funcionamiento de un programa para contabilidad depende del nivel de complejidad que presente. Algunos son muy intuitivos, sencillos y cumplen con tareas básicas. Otros, por el contrario, pueden ser más complejos y requerir de un cierto entrenamiento previo para su uso.

Están los software de contabilidad libres, open source, los que exigen pago de licencia y los gratuitos. También están aquellos que brindan periodos de prueba para comprobar sus capacidades.

Dentro de esta gama de soluciones informáticas, están las hojas de cálculo, como Microsoft Excel o Google Spreadsheets, que son bastante sencillas, pero que pueden adaptarse a casi todas las necesidades básicas de la contabilidad.

Asimismo, están los software de contabilidad comercial que permiten manejar casi todas las necesidades contables de una pequeña y mediana organizaciones. Por lo general, son personalizables e incluyen gráficas que resumen datos, así como informes para visualizar el estado de la empresa.

El software de contabilidad para organizaciones de grandes dimensiones suele integrar su función principal a otros servicios prestados por el mismo programa. Entre ellos, la gestión del flujo de trabajo, la inteligencia de la empresa y la planificación de proyectos.

También existen software de contabilidad personalizados o creados para ajustarse a los requerimientos específicos de una empresa. Pueden ser desarrollados por los mismos departamentos de tecnología de la organización o por un tercero. Esto sucede cuando las características de la compañía son muy particulares. Por lo tanto, su funcionamiento será igual de singular. Pero esta no es la norma.

Ventajas de utilizar un software contable

¿Cuáles son los beneficios de usar un programa para atender la contabilidad de una empresa? Pues, en la medida de sus capacidades, se evidenciará su utilidad y sus ventajas.

  • Comúnmente, las soluciones informáticas destinadas a labores contables hacen posible:
  • Mejorar el servicio que se le brinda a los clientes.
  • Consolidar las relaciones con los proveedores y la comunidad financiera.
  • Lograr un mayor rendimiento de las inversiones de los accionistas.
  • Contar con información oportuna.
  • Simplificar tareas y ahorrar tiempo.
  • Aumentar la productividad del departamento de contabilidad y otras áreas de la empresa.
  • Obtener mayor exactitud en los cálculos.
  • Reducir el margen de error en las tareas del departamento de contabilidad.
  • Optimizar la toma de decisiones basada en información más exacta y actualizada.
  • Agilizar la elaboración de documentos administrativos claves como facturas, estados mensuales de cuentas por cobrar a clientes, cheques de nóminas y estados de ingresos de los empleados, entre otros.
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