Conferencias Web

Conferencias web: ¿en qué consiste? Desde las primeras décadas del siglo pasado ya países desarrollados combinaban audio y video para establecer comunicaciones estratégicas. Principalmente, se aplicaban en el plano militar y gubernamental.

Con la llegada de Internet, las videoconferencias lograron alcanzar una nueva dimensión. Y es que fueron puestas al servicio de otros sectores. En años recientes, este recurso se masificó. Ahora, ya cualquier persona puede contar con sus beneficios.

Específicamente, en el campo empresarial, la tecnología como canalizadora de la comunicación ha tenido un papel fundamental. Sobre todo ha servido para impulsar el funcionamiento y crecimiento de las organizaciones. Las videoconferencias forman parte de esto.

Software de videoconferencia: combinación de imagen y sonido que supera las distancias

Justamente, si de empresas se trata, cobra fuerza la idea de utilizar la videoconferencia (online y offline) para superar la barrera de la distancia geográfica. De esta forma, se logra acercar tanto a integrantes de equipos de trabajo como abrir la posibilidad a oportunidades negocio.

La informática ofrece una gran variedad de programas de videoconferencias. Aunque inicialmente fueron utilizados por grandes corporaciones por un asunto de costos, en la actualidad, medianas y pequeñas compañías, incluso, emprendedores, hacen uso de esta herramienta.

Este tipo de software no solo goza de cierto prestigio, se ha ganado el estatus de aliado a la hora de potenciar las estrategias comunicacionales, informativas, de mercadeo y hasta de recursos humanos de las empresas, cuando la distancia es un obstáculo.

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¿Para qué sirve el software de videoconferencias?

Más allá del obvio proceso comunicacional que resulta de utilizar las plataformas para videoconferencias, estas herramientas informáticas sirven para:

  • Crear vínculos entre sedes de la empresa que se encuentren separadas geográficamente.
  • Dirigir grupos de forma remota.
  • Integrar a los miembros de un equipo de trabajo para coordinar objetivos y actividades.
  • Desarrollar estrategias de comunicaciones internas en sedes que se encuentren lejos de la casa matriz.
  • Como herramienta para el departamento de recursos humanos al momento de entrevistar nuevos talentos que se encuentren en otras ciudades o países.
  • Llevar a cabo reuniones frecuentes con los clientes con agendas exigentes en la misma ciudad o ubicados a mucha distancia.
  • Exponer las ventajas de los productos y servicios de la empresa a prospectos claves que se encuentren en otras ciudades o países.
  • Permitir la participación de directivos o figuras destacadas o expertos de la empresa en ciertos eventos de marketing como lanzamientos.
  • Hacer posible el encuentro entre integrantes de la empresa y los periodistas que se encuentran en otras ciudades o países, durante la puesta en marcha de campañas de prensa para impulsar la imagen de la empresa, así como algún producto o servicio.

Software de videoconferencias: ¿cómo funciona?

Las herramientas para videoconferencia pueden ser gratuitas o exigir el pago de una licencia. De acuerdo a esto dispondrán de más o menos funciones, serán más o menos eficientes.

Por lo general, estos software cumplen son su objetivo principal de maneras diferentes:

  • Punto a punto. También conocida como llamada individual, se trata de una conexión directa entre dos ubicaciones. De esta manera, el software para videoconferencias cumple la función de una llamada telefónica que además ofrece video.
  • Multipunto. Corresponde a aquellos programas para videoconferencias que permiten que tres o más ubicaciones participen en la comunicación, mediante vídeo de alta definición.
  • Transmisión. Consiste en conectar la videoconferencia con otras personas que dispongan de un ordenador remoto o dispositivo móvil. En este caso, el uso del software está por encima del hardware. Además, se puede acceder a la videoconferencia después haciendo uso de un navegador web.

A la par de servir para llevar a cabo la comunicación e audio y video, los software de videoconferencias pueden contar con recursos complementarios que incrementan su utilidad.

Algunas herramientas también brindan la posibilidad de compartir documentos, gestionar proyectos y generar informes. También pueden integrar los calendarios, disponer de un chat al mismo tiempo que videoconferencia, grabar las llamadas, entre otros.

Beneficios del uso del software de videoconferencias

Las soluciones de videoconferencia pueden brindar diversas ventajas, que van desde lo inmaterial hasta aquello que tiene impacto directo en las finanzas de la empresa. Entre los beneficios que proporciona un software de este tipo se pueden señalar que:

  • Refuerzan la relación con socios, empleados y clientes separados por la distancia física.
  • Reducen costos en viajes.
  • Ahorran tiempo.
  • Incrementa la eficiencia y la productividad de los equipos de trabajo.
  • Mejoran y aceleran la toma de decisiones.
  • Aumenta las posibilidades de negocios.
  • Permiten mantener la conexión y supervisión con colaboradores y trabajadores en modalidad independiente.
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