Calendarios Electrónicos

Calendarios Electrónicos: ¿qué son los? El término se utiliza para definir programas informáticos que hacen posible la utilización de una serie de herramientas virtuales de oficina. Estas están dirigidas a administrar el tiempo en pro del cumplimiento de objetivos en entornos laborales.

Generalmente, las herramientas que componen este tipo de software son un almanaque y una agenda. Se suman a estos un directorio telefónico y una lista de contacto. Estos recursos permiten la coordinación del trabajo en equipo de una manera más eficiente.

Software de Calendarios Electrónicos: ¿de qué se trata?

Específicamente, este tipo de solución está hecha para sincronizar a los miembros de un grupo de trabajo. Su propósito es contribuir a efectuar encuentros, como reuniones y juntas. Se trata de citas que pueden realizarse en entornos físicos o virtuales.

De igual manera, su utilidad es evidente en el caso de aquellos equipos cuyos integrantes están distantes geográficamente. También funciona para aquellos que forman parte de una corporación distribuida en diferentes sedes físicas.

Asimismo, sirven de apoyo en la coordinación de reuniones y actividades a aquellos grupos de trabajo ubicados en una estructura de grandes dimensiones con muchos departamentos.

Los calendarios electrónicos suelen ser parte de los paquetes de accesorios para escritorio y de los sistemas centrales automatizados de oficina. La mayoría de ellos son de uso intuitivo y de diseño amigable. Algunos son gratuitos y otros requieren del pago de una licencia para ser utilizados.

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¿Para qué sirven los software de Calendarios Electrónicos?

Estas soluciones informáticas son una suerte de asistentes de oficina virtuales. Por lo tanto, hacen más sencillo:

  • Tener una agenda en común con los miembros del equipo. Así es posible visualizar, compartir las etapas, plazos y eventos de los proyectos que se tienen entre manos.
  • Crear una agenda diferente para cada proyecto. Esto posibilita coordinar el trabajo con distintos equipos y participar en diferentes proyectos.
  • Mantener al tanto a los miembros del equipo acerca de los cambios en la agenda. Esto puede hacerse gracias a las notificaciones.
  • Sincronizar agendas a través del correo electrónico. Esto permite llegar a los miembros del equipo tanto a través de sus computadoras como por medio de sus dispositivos móviles.
  • Hacer encuestas de disponibilidad para reuniones. De esta manera, se puede determinar la posibilidad de participación que tiene cada miembro del equipo en cada franja horaria.
  • Coordinar reuniones en cuestión de segundos. Ponerse de acuerdo para realizar juntas puede efectuarse de forma más rápida y práctica.
  • Enviar invitaciones en línea. Al programar una reunión, se genera una agenda compartida y se sincroniza con las llevan de forma individual los miembros del equipo.

Ventajas que ofrece el uso de los Calendarios Electrónicos

Los beneficios de utilizar Calendarios Electrónicos son diversos:

  • Evitar las agendas en papel que suelen extraviarse con facilidad.
  • Compatibilidad con diferentes dispositivos y app.
  • Acceder más rápidamente a la información gracias a un diseño creado con este propósito.
  • Visualizar al mismo tiempo y por separado diferentes agendas para distintos proyectos.
  • Organizarse mejor gracias al calendario y a la agenda de tareas.
  • Ahorrar tiempo al coordinar equipos más rápidamente.
  • Sincronizarse con distintas personas sin dificultades.
  • Proponer encuentros de trabajo de una manera menos invasiva.
  • Lograr el compromiso de los miembros del equipo para las reuniones y juntas de una forma más persuasiva.
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