Administración de Contratos: ¿de qué se trata? Como disciplina que forma parte de la Gestión de Proyectos, la Gestión de Contratos se encarga del manejo cabal de las obligaciones de dos o más partes cuando se ha hecho un acuerdo para la puesta en marcha de un servicio. Su fin último es que ese compromiso se lleve a cabo con éxito y se logre el beneficio de todos los involucrados.
La Gestión de Contratos es especialmente útil para administrar acuerdos referidos a infraestructura, energía, industria, obras viales y minería. No obstante, funciona muy bien para otras áreas, sin importar que se trate de compromisos variados, simples o complejos.
Generalmente, la Administración de Contratos atiende a los siguientes objetivos:
- Apoyar la gestión de adquisiciones negociando términos y condiciones.
- Documentar acuerdos contractuales.
- Monitorear rendimiento contractual.
- Concluir contratos.
¿Por qué las empresas no puede pasar por alto la Gestión de Contratos?
Esto se debe a que permite mantener bajo control aspectos como:
- Derechos y obligaciones de contratante y contratado.
- Relación entre contratante y contratado durante la ejecución del alcance definido para el contrato, especialmente el aspecto operativo.
- Riesgo para cada una de las partes involucradas.
- Diligencia del contratista en relación a la materialización del servicio.
- Marcos legales aplicables a la implementación del contrato y su interpretación.
<¿Qué es el software de administración de contratos?
A pesar de que los contratos son determinantes en la manera en la que opera una empresa, algunas organizaciones todavía los procesan de forma manual. Esto genera ineficiencia y hasta riesgos debido, entre otros aspectos, a la falta de supervisión. Y es que a veces los acuerdos ni siquiera cuentan con la total aprobación de la administración central.
Afortunadamente, así como existen programas informáticos para canalizar mejor otras actividades del negocio, también está el software de contratos. Se trata de un sistema que ayuda a simplificar, agilizar y controlar estos procesos dentro de la organización.
Asimismo, las soluciones de administración de contratos están hechas para reducir costos, así como para evitar retrasos y confusiones. No importa desde qué departamento se generen los acuerdos, se podrán llevar correctamente.
Función principal de este tipo de software: gestión de contratos más eficiente
Existe una variedad de software enfocados en la gestión de contratos. Algunos hasta poseen funciones complementarias que los convierten en herramientas aún más potenciales.
En general, un software enfocado en la tarea de gestionar contratos será eficiente si contribuye a realizar tareas como:
- Almacenar la información de manera centralizada y organizada.
- Crear y guardar documentos maestros y plantillas bases de contratos.
- Crear nuevos contratos.
- Controlar la ejecución de los contratos.
- Analizar el proceso de contratación.
- Emitir alarmas sobre vencimientos de compromisos, certificados, pólizas y documentos.
- Evitar exceder el presupuesto.
- Enviar avisos a los supervisores en caso de retrasos.
- Integrarse al funcionamiento de otros software claves para la empresa como los CRM.
Ventajas de sistema de administración de contratos
El uso de estos sistemas puede representar para las organizaciones una serie de ventajas como:
- Mayor eficiencia en los procesos de negociación.
- Reducción de costos en horas de trabajo con respecto a la elaboración de contratos y su seguimiento.
- Mejor organización en el manejo y almacenamiento de los documentos en esta área de la organización.
- Optimización de la comunicación con los contratistas y contratados.
- Incremento en el control de los costos y los programas.
- Más control de riesgos financieros.
- Disminución del número de disputas por asuntos contractuales.
- Precisión en cuanto a la información en caso de litigios.
- Aumento de la satisfacción de contratistas y contratados.
- Potenciación del prestigio y reputación de la organización.
Factores a considerar antes de adquirir un software de Gestión de Contratos
La intención de implantar un software de este tipo es aumentar la eficiencia en los procesos de Administración de Contratos dentro de la organización para estar acorde con los nuevos tiempos. Por eso, antes de adquirir una solución como ésta es primordial considerar:
- Adaptabilidad a la organización. Se debe elegir aquella solución que se ajuste mejor a las características del negocio.
- Capacidad de almacenamiento. Se supone que integrar un software como este al funcionamiento de la empresa debe traducirse en menos papeleo y archivadores físicos.
- Coherencia con el marco legal. Este software debe permitirle a la empresa realizar contratos que estén al día con las leyes.
- Sincronización inmediata. Es ideal que el programa pueda avisar las altas y bajas que le afectan de manera automática.
- Seguridad y privacidad. Este tipo de programa informático debe poder resguardar la información.
